Ile kosztuje Adobe Sign, gdzie kupić licencję i dlaczego nie zawsze musisz podpinać swoją kartę kredytową?
Z tego tekstu dowiesz się ile kosztuje Adobe Sign, jakie najważniejsze funkcje oferuje i w jakich obszarach może zacząć (niekiedy bardzo szybko) generować oszczędności, które pozwolą zarówno zwiększyć efektywność finansową firmy, jak również poprawić bezpieczeństwo i panowanie nad dokumentami.
Adobe Sign to innowacyjny system podpisów elektronicznych. Umożliwia zarówno szybsze zatwierdzanie dokumentów, faktur czy umów, jak również precyzyjne śledzenie całego procesu obiegu dokumentów – również u kontrahentów.
Dzięki zmianom w prawie unijnym, a co za tym idzie – polskim – istnieje możliwość wprowadzenia podpisu elektronicznego jako głównego środka zatwierdzania istotnych dokumentów w firmie.
Oznacza to wiele oszczędności dla samych przedsiębiorstw. Mniej czasu potrzebnego na śledzenie obiegu dokumentów, mniejsze koszty przechowywania czy obsługi każdej faktury. To również znaczne rozszerzenie możliwości kluczowych sygnatariuszy dokumentów w firmach.
Podpis elektroniczny umożliwia zatwierdzenie dokumentów przez upoważnione osoby nie tylko z biura, a dzięki kompleksowemu systemowi Adobe Sign – również z dowolnego miejsca na świecie, w którym jest połączenie z internetem.
Jednak bardzo ważną informacją dla niemal każdego przedsiębiorcy jest cena, a przy jej okazji – dostępność systemu Adobe Sign.
Nawet najbardziej innowacyjne rozwiązanie wprowadzone do firmy musi przejść przez cały proces decyzyjny, co oznacza, że ważne są koszty oraz zyski, które ta konkretna innowacja wprowadzi.
Czym jest Adobe Sign i za co właściwie płacić?
Często zadajemy sobie pytanie ile kosztuje Adobe Sign, ale warto zacząć od tego, czym jest Adobe Sign.
To rozwiązanie, które umożliwia szybkie wprowadzenie podpisu elektronicznego do małych, średnich i dużych przedsiębiorstw. Pozwala na zarządzanie obiegiem dokumentów, jak i ich weryfikacją, z dowolnego miejsca na świecie i na dowolnym urządzeniu.
Sam system działa w oparciu o Adobe Document Cloud, czyli system przechowywania dokumentów w bezpiecznej chmurze Adobe. Takie rozwiązanie zapewnia z jednej strony najwyższe standardy poufności oraz zgodność z międzynarodowym ustawodawstwem, doceniane przez tysiące firm na całym świecie. Z drugiej strony szybkość dostępu oraz jasność obiegu informacji czy samych dokumentów.
Poza możliwością wprowadzenia podpisu elektronicznego do firmy, dzięki czemu możliwe jest autoryzowanie dokumentów (faktur, umów, itp.) bez konieczności składania odręcznej sygnatury na papierze, Adobe Sign umożliwia również:
– znacznie przyśpieszyć proces obiegu dokumentów oraz uzyskiwanie podpisów na nich od upoważnionych osób. To szczególnie ważne w przypadku firm o rozbudowanej lub rozproszonej strukturze, w których obieg dokumentów papierowych może trwać od kilku do nawet kilkudziesięciu dni. Głównie ze względów fizycznych (zapakowanie umowy, wysłanie jej do kontrahenta, przejście przez wszystkie tryby, zwrot podpisanego dokumentu za pomocą poczty czy kuriera). W przypadku Adobe Sign samo przekazywanie dokumentów trwa zaledwie chwil. Zespół administracyjny firmy nie musi tracić czasu na przenoszenie, przekładanie czy wysyłanie dokumentów (co też jest realnym kosztem);
– zniwelowanie niemal do zera obiegu papierowych dokumentów w firmie. Oznacza to, że po przejściu na Adobe Sign możliwa jest całkowita rezygnacja z obiegu dokumentów papierowych. Zmniejsza to zarówno koszty druku dokumentów (papieru, utrzymania drukarek, tonerów), ale również przechowywania ich (odpowiednie szafy, zwłaszcza na dokumenty poufne, są kosztowne, podobnie jak utrzymanie dedykowanych pomieszczeń czy przestrzeni przeznaczonych na dokumenty papierowe). Dzięki obowiązującemu prawu możliwa jest decyzja o pełnym przejściu na dokumenty elektroniczne;
– pełną kontrolę nad procesem obiegu dokumentów – od ich stworzenia lub wprowadzenia do systemu, aż do archiwizacji sfinalizowanych procesów. Oznacza to, że na każdym etapie życia dokumentu w firmie, od wprowadzenia go do systemu, przez kolejne szczeble administracji, aż do podpisu czy opłacenia faktury, są możliwe do prześledzenia wstecz lub wskazania na konkretnym etapie. Zmniejsza to ilość nerwów, które mogą się pojawić, gdy jakaś faktura czy strona umowy po prostu się zawieruszy przy przenoszeniu z jednego pokoju, piętra lub placówki firmy do drugiego miejsca – właśnie w celu uzyskania podpisu kolejnej odpowiedzialnej osoby;
– możliwość akceptacji i naniesienia podpisu elektronicznego z dowolnego miejsca na świecie. Często problemem dużych struktur jest zależność od konkretnych osób, które mają niewiele czasu. Kolejne spotkania czy krótki czas spędzany w siedzibie firmy oznacza konieczność ganiania za osobami upoważnionymi ze stertami umów – tylko po to, żeby je podpisały. Adobe Sign umożliwia akceptację dokumentów na niemal dowolnym urządzeniu – od telefonu, przez tablet, aż do komputera. Oznacza to, że nawet najbardziej zajęci i rozchwytywani prezesi mogą akceptować oraz podpisywać umowy – między spotkaniami lub w drodze na nie;
– zabezpieczenie interesów firmy oraz kontrahentów. Szybkość obiegu dokumentów może podnieść wiarygodność firmy w oczach kontrahentów, jednak korzystanie z Adobe Sign ma również ogromną zaletę, która często umyka, a może stać się źródłem znacznych oszczędności (a przez to: zysków firmy, które zamortyzują cenę Adobe Sign) – bezpieczeństwo treści samych umów. Oznacza to, że każdy dokument jest podpisany elektronicznie i posiada swój własny certyfikat autentyczności. Jakiekolwiek zmiany w nim są niemożliwe bez zapisania informacji o modyfikacji. Oznacza to, że próby podmienienia strony (jak to może się zdarzyć w przypadku umowy papierowej) są niemożliwe bez zostawienia wyraźnego śladu. Zabezpiecza to w jednoznaczny sposób interesy obu stron umowy.
To tylko kilka zalet, które oferuje Adobe Sign; każda z nich może i jest dla wielu firm źródłem realnych oszczędności.
Od tak prozaicznych rzeczy jak brak konieczności rozbudowy zespołu administracyjnego w rosnących przedsiębiorstwach lub skalujących start-upach (bo ten sam zespół może dzięki Adobe Sign sprawować kontrolę czy koordynować większą ilość dokumentów i ich obieg), przez zmniejszenie niezbędnego miejsca na przechowywanie dokumentów, aż do poważnych rzeczy, jak ochrona przed nieuczciwymi kontrahentami (przy czym te „oszczędności” mogą być liczone niekiedy w milionach złotych).
Nawet policzenie kosztu wydrukowania każdej umowy i przeliczenie tego na koszt korzystania z Adobe Sign może dać jasny obraz tego, jak duże mogą to być oszczędności i jak bardzo cena Adobe Sign nie jest wydatkiem, ale dobrą inwestycją w działanie przedsiębiorstwa.
Więcej o Adobe Sign dowiesz się z tekstu na naszym blogu.
Ile kosztuje Adobe Sign i dlaczego ta cena może się szybko zwrócić?
Adobe Sign, jak każde możliwe do skalowania narzędzie, umożliwia dostosowanie odpowiedniego planu do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa.
Oznacza to, że jedna wersja Adobe Sign lepiej sprawdzi się w większym, a inna – średnim przedsiębiorstwie.
Ile kosztuje Adobe Sign w ofercie IT Media?
– Adobe Sign dedykowane dla średnich i dużych firm, czyli usługa, która sprawdzi się, jeśli w Twojej firmie potrzebujesz licencji dla co najwyższa 9 osób odpowiedzialnych za podpisywanie dokumentów lub gdy potrzebujesz bardziej zaawansowanych funkcji. Koszt rocznej subskrypcji za jedną licencję to 2186,09 zł netto (2688,89 zł brutto);
– Adobe Sign dedykowane dla dużych przedsiębiorstw, czyli usługa, która pomoże dużym firmom w rozwinięciu skrzydeł – zwłaszcza gdy za zarządzanie dokumentami w firmie odpowiedzialnych jest więcej niż 9 osób, chociaż to nie jest regułą, bo funkcje oferowane w tej wersji mogą być wybawieniem dla zespołu administracji również w mniejszych przedsiębiorstwach. Koszt rocznej subskrypcji za jedną licencję to 2841,93 zł netto (3495,57 zł brutto).
Te dwie najważniejsze wersje Adobe Sign różnią się między sobą nieznacznie możliwościami oraz funkcjami. Jednak te różnice są drobne i z perspektywy średnich przedsiębiorstw nie będą najczęściej wpływały na funkcjonalność. Duże firmy docenią możliwości łączenia i integracji z już używanym oprogramowaniem.
Żeby lepiej zrozumieć różnice między cenami dwóch najważniejszych wersji Adobe Sign, wyliczę je poniżej, zaznaczając różnice między nimi.
Najważniejsze funkcje pakietów to:
– zapewnianie bezpiecznych podpisów cyfrowych, zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie, śledzenie dokumentów na każdym etapie ich życia w trybach administracji przedsiębiorstwa, wysyłanie do kontrahentów dokumentów gotowych do podpisania przy pomocy podpisu elektronicznego – obie wersje Adobe Sign;
– integracja z popularnym oprogramowaniem (Microsoft Teams, Word, Outlook czy Dropbox), uzyskiwanie podpisów elektronicznych, tworzenie formularzy gotowych do podpisu w formie ramek na stronie internetowej, zbieranie płatności i podpisów za pomocą jednego formularza, zarządzanie użytkownikami i odpowiedzialnościami czy dodawanie logo firmy do dokumentów oraz łączenie z narzędziami takimi jak Mega Sign – obie wersje Adobe Sign; integracja z aplikacjami takimi jak Salesforce i Ariba, tworzenie niestandardowych integracji przy pomocy API oraz wymaganie zaawansowanego uwierzytelniania podpisów elektronicznych od sygnatatriuszy – tylko wersja Adobe Sign dla dużych firm;
– dostosowanie do konkretnego języka użytkownika (34 języki, w tym polski), tworzenie zaawansowanych formularzy do podpisu dla kontrahentów – obie wersje Adobe Sign; tworzenie zaawansowanych ról w systemie i rozbudowanych systemów obiegu dokumentów, stosowanie zaawansowanych lub wieloetapowych metod uwierzytelniania, dostosowywanie próśb o podpis w oparciu o języki odbiorców – tylko wersja Adobe Sign dla dużych firm;
– zgodność zabezpieczeń dokumentów z normami m.in. ISO (27001) czy SOC 2 – obie wersje Adobe Sign; rozbudowane wsparcie dla przedsiębiorstw, dodatkowe sposoby uwierzytelniania, delegowanie kont – tylko wersja Adobe Sign dla dużych firm.
Tych możliwości jest bardzo wiele, jednak różnice między dwoma wersjami Adobe Sign są istotne z perspektywy dużych przedsiębiorstw, a zarazem mogą być pomijalne dla średniej firmy czy rozpoczynającego proces skalowania start-upu.
To właśnie dla większych przedsiębiorstw różnica w cenie może okazać się kluczowa. Z perspektywy firm działających już w oparciu o jakieś systemy zarządzania sprzedażą czy inne, wprowadzenie nowego i łatwego do zintegrowania narzędzia jest kluczowe.
I takie funkcje zapewnia Adobe Sign, co pozwala na łatwe skalowanie możliwości tego narzędzia i dostosowanie go do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Na każdym etapie rozwoju oraz niezależnie od tego, z jakich narzędzi czy oprogramowania do tej pory korzystali pracownicy lub – w szczególności – dział administracji.
Dlatego cena Adobe Sign może okazać się znacznie mniejsza w momencie, w którym uwzględnisz łatwą integrację z wieloma systemami oraz czas oszczędzony na wdrażaniu tego systemu do firmy czy szkolenie pracowników (na przykład z pomocą specjalistów z IT Media).
Adobe Sign BEZ podpinania karty płatniczej lub korzystania z PayPala?
Opłaty za korzystanie z Adobe Sign są najczęściej uiszczanie za pośrednictwem karty płatniczej lub konta PayPal.
O ile na zachodzie nie jest to problemem, w Polsce nadal wiele przedsiębiorstw – z różnych powodów – woli korzystać z tradycyjnych płatności opartych o system fakturowania oraz jednorazowej opłaty na cały rok (lub więcej).
W IT Media wychodzimy naprzeciw tym oczekiwaniom i umożliwiamy zapłacenie za licencję na Adobe Sign przy pomocy przelewu tradycyjnego, na podstawie wystawionej faktury, na wybrany okres korzystania z usługi oraz konkretną liczbę stanowisk.
To spore ułatwienie dla większych organizacji, które preferują wybór tradycyjnego przelewu lub nakładają ograniczenia na korzystanie z płatności elektronicznych przy pomocy kart służbowych.
