Adobe Sign vs DocuSign – wybór optymalnego, dopasowanego idealnie do Twoich potrzeb narzędzia, za pomocą którego będziesz w stanie autoryzować, śledzić i podpisywać dokumenty na odległość – nie jest prosty. Sytuację komplikuje wiele nowoczesnych rozwiązań i dodatkowych opcji, które co prawda, zwiększają funkcjonalność danego programu, ale również utrudniają jego wybór i są kłopotliwe przy samodzielnym porównaniu. Prezentujemy zestawienie i krótki opis dwóch bardzo popularnych i cenionych narzędzi do podpisów elektronicznych: Adobe Sign i DocuSign. Czym się różnią? Który wypadł lepiej?
>>>Porównaj ceny pakietów Acrobat Sign<<<
Jakie możliwości daje podpis elektroniczny?
Wprowadzenie podpisu elektronicznego staje się już niemal normą i to w wielu segmentach rynku. Wydarzenia ostatnich miesięcy i przeniesienie funkcjonowania wielu firm z modelu pracy stacjonarnej – w biurze, na zdalną sprawił, że modyfikacji i zmiany wymagał również system obiegu i akceptowania dokumentów. Dobre narzędzie do podpisu elektronicznego, nie tylko świetnie współgra z elektronicznym obiegiem dokumentacji służbowej, ale też znajduje wiele zastosowań we współpracy z innymi podmiotami.
Podpis elektroniczny jest już honorowany niemal na całym świecie. Aby jednak miał moc prawną i siłę sprawczą – musi pochodzić od właściwego, certyfikowanego dostawcy. Podpis elektroniczny jest bezpieczny i wygodny. Nie tylko oszczędza czas załatwiania spraw w firmie (szczególnie jeśli w grę wchodzi współpraca między narodowa), ale również idealnie wpisuje się w nowe zasady funkcjonowania wielu przedsiębiorstw.
Brak konieczności przenoszenia teczek z biurek na biurko, ich dalszej archiwizacji i brak wymogu nadzorowania tego, czy dokument został podpisany, a jeśli nie to przez kogo – usprawnia pracę, oszczędza środki i jest po prostu wygodniejsze. Ponadto, narzędzia do podpisów elektronicznych umożliwiają szybkie sygnowanie ważnych dokumentów nie tylko w obrębie jednego biura, ale również całego świata. Podczas korzystania z podpisów elektronicznych nie ma znaczenia czy osoba, której planuje się przesłać dokument do podpisu siedzi za ścianą, czy zajmuje biurko na drugim końcu globu. Podpis elektroniczny łamie bariery odległości, jest wiążący prawnie, bezpieczny i oszczędny. Które narzędzie do podpisów cyfrowych zatem wybrać?
Adobe Sign – najważniejsze cechy narzędzia
Narzędzie Adobe Sign to kolejny klasyk z rodziny Adobe. Adobe Sign opiera się na chmurze, dzięki czemu w znaczący sposób można ograniczyć papierowy, klasyczny obieg dokumentów w swojej firmie, a współdzielić jedynie miejsce na dysku wspólnym, w którym można przechowywać dokumenty. Główne funkcjonalności narzędzia Adobe Sign obejmują np.:
– Podpisywanie, podpisem kwalifikowanym (wiążącym prawnie) dokumentów w obrębie jednego lub kilku przedsiębiorstw.
– Rozsyłanie dokumentów wymagających podpisu do innych, wybranych użytkowników.
– Podpisywanie elektroniczne otrzymanych dokumentów.
– Śledzenie procesu obiegu dokumentów.
– Zarządzanie procesem obiegu dokumentów, podejmowanie decyzji do kogo ma zostać wysłany dokument i w jakiej kolejności ma być podpisany.
– Zgodność z eIDAS (znaczniki czasowe), ESIGN, UETA i HIPAA.
Co więcej, Adobe Sign może być zainstalowany na dowolnym urządzeniu, w efekcie czego aplikacja będzie działała również na tabletach i smartfonach. To funkcja wygodna w szczególności dla tych, którzy często podróżują. Dzięki temu można podpisywać, wysyłać i zarządzać dokumentami z dowolnego miejsca na świecie – warunkiem jest wyłącznie dostęp do internetu. Program Adobe Sign działa na urządzeniach z Androidem, iPadach, tabletach, iPhone’ach, komputerach stacjonarnych i laptopach (MAC/PC). Dostępny jest w wersji wielojęzykowej (w tym dostępny język polski).
Poznaj naszą ofertę Acrobat Sign>>>
Dostępne subskrypcje
Program dostępny jest w formie 12-miesięcznej subskrypcji, a dedykowany jest dla dużych organizacji z potrzebą integracji systemów („for enterprise”) oraz średnich i dużych przedsiębiorstw (plan „for business”). W ramach subskrypcji użytkownik ma do dyspozycji nawet 150 transakcji, które może zrealizować za pomocą podpisu elektronicznego. Co więcej, opisane transakcje np. kilku subskrybentów w obrębie jednej firmy łączą się, a co za tym idzie – liczba przyznanych podpisów trafia do ogólnej puli, z której można korzystać wspólnie. Oznacza to, że jeden subskrybent, który rzadziej korzysta z podpisu elektronicznego, może „podzielić” się przyznaną mu pulą transakcji z innymi użytkownikami w obrębie jednego przedsiębiorstwa. Niewykorzystane transakcje nie przechodzą na kolejny okres rozliczeniowy.
Integralność Adobe Sign
To, co ważne – narzędzie Adobe Sign umożliwia sprawną, synergiczną współpracę z najpopularniejszymi i najczęściej wykorzystywanymi aplikacjami, takimi jak np. SAP, Salesforce, Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Workday, Nintex, ServiceNow, Apttus, Box, Dropbox i z dyskiem Google. Warto również podkreślić, że gigant Microsoft oficjalnie wskazuje narzędzie Adobe Sign jako optymalne i preferowane do podpisów elektronicznych. Efektem tego jest integracja systemów Microsoft 365 i Microsoft Flow z Adobe Sign.
Jeśli chodzi o obsługiwane formaty plików, które można tworzyć w Adobe Sign, do najważniejszych zaliczyć można oczywiście PDF, ale poza tym: DOC, DOCX, XLS, PPT, TXT, WP, HTML i graficzne JPG, TIF, GIF i wiele innych.
DocuSign – co musisz o nim wiedzieć?
Mimo że DocuSign jest programem starszym od Adobe Sign, można uznać za drugi (zaraz po Adobe Sign) najczęstszy wybór, użytkowników podpisów kwalifikowanych. Względem funkcjonalności zastosowania jest niezwykle zbliżony do Adobe Sign, lecz jest nieco uboższy o praktyczne funkcje (o tym dalej). Narzędzie DocuSign, podobnie jak Adobe Sign oferuje możliwość:
– Śledzenia przepływu pracy i obiegu dokumentów.
– Podpisywania dokumentów podpisem kwalifikowanym.
– Raportowania stanu dokumentów.
– Przesyłania dokumentów wymagających podpisu do innych użytkowników.
– Jest też zgodny z eIDAS, ESIGN, UETA i HIPAA.
Jeśli chodzi o integralność, narzędzie jest kompatybilne z aplikacjami Microsoft, Salesforce, dyskiem Google, Dropbox itp. Dostęp do narzędzia nie jest problematyczny – można korzystać z niego nie tylko na komputerze i laptopie (PC/MAC), ale też innych urządzeniach mobilnych (smartfon, tablet) za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Z DocuSign mogą korzystać zarówno klienci indywidualni, jak i przedsiębiorstwa. Ogólnie rzecz biorąc, integralność i funkcjonalność obu narzędzi jest bardzo zbliżona, ALE…
Porównanie Adobe Sign vs DocuSign – podobieństwa i różnice
Aby podjąć ostateczną decyzją w zakresie wyboru narzędzia do podpisu elektronicznego, idealnego dla swojej firmy, najlepiej jest porównać bezpośrednio oba narzędzia i sprawdzić, które z nich jest bardziej funkcjonalne.
Podobieństwa
– Oba narzędzia kładą duży nacisk na umożliwienie swoim użytkownikom podpisywanie dokumentów z dowolnego miejsca na świecie, co ułatwia dostępność zarówno na urządzeniach mobilnych, jak i internetowych platformach stacjonarnych.
– Wysyłając dokument do podpisania, zarówno Adobe Sign, jak i DocuSign postępują podobnie. Odbiorca dokumentu otrzymuje wiadomość e-mail z linkiem do dokumentu wymagającego podpisu. W tym samym czasie system śledzi nie tylko status dokumentu, ale również ewentualne braki w podpisach.
– W obu aplikacjach użytkownicy mogą dowolnie zmieniać logo i szatę graficzną dokumentów. Dostępne są również bardziej zaawansowane opcje, takie jak np. konfigurowania niestandardowych nagłówków, stopek i adresów URL.
Różnice
– Z pewnością na dużą korzyść aplikacji Adobe Sign działa opcja „przeciągnij i upuść”, dzięki której nawet bez ścisłych umiejętności kodowania można oznaczyć przepływ pracy na danym dokumencie. Jest to opcja bardzo prosta i niezwykle intuicyjna. To właśnie zaawansowany przepływ pracy w schemacie bloków, które to płynnie kontroluje się za pomocą kursora, jest jedną z najbardziej imponujących i po prostu wartych sprawdzenia funkcjonalności Adobe Sign. Narzędzie umożliwia naprawdę wiele możliwości przeciągania i upuszczania elementów na wybranych formatach plików. Dzięki czemu można bez problemu przeciągnąć element pola do podpisu i upuścić go np. w pliku Excel na dowolnym formularzu.
– Chociaż oba narzędzia są bardzo do siebie podobne, korzystanie z Adobe Sign jest bardziej przejrzyste dla użytkowników, zdecydowanie bardziej intuicyjne i z pewnością wymaga znacznie mniej czasu do pełnego wdrożenia się we wszystkie funkcjonalności narzędzia.
– Co więcej, aplikacja Adobe Sign oferuje znacznie większe możliwości w zakresie funkcjonalności w stosunku do ceny subskrypcji. Oferuje również gotowe szablony logo, nagłówków i stopek do pobrania co nie tylko skra proces tworzenia dokumentu, ale również ułatwia branding (budowanie własnej marki).
– Obie marki oddają użytkownikom swoich narzędzi profesjonalne wsparcie techniczne, ale to Adobe Sign ma dodatkową, 24-godzinną pomoc techniczną przez 365 dni w roku w formie czatu online.
– Adobe Sign to usługa subskrypcyjna, z której można korzystać w dowolnym miejscu na świecie i bez żadnych kosztów dodatkowych zrezygnować po roku użytkowania.
– Nie lubisz personalnie przypominać komuś telefonicznie lub mailowo o tym, że w jego skrzynce odbiorczej czeka dokument do podpisu? Dzięki Adobe Sign możesz ustawić cykliczne przypomnienia, co sprawia, że narzędzie przejmie z Ciebie ciężar „upominania’’ się o akceptację dokumentu podpisem.
– Chociaż wiele osób porównuje ceny obu narzędzi i przedstawia aplikację DocuSign za bardziej ekonomiczną opcję, tak naprawdę jej rozbudowana funkcjonalność dostępna jest tylko w wyższych planach cenowych. Z kolei w Adobe Sign dostępne są wszystkie zaawansowane opcje w jednej, stałej cenie.
Jak wyglądają poszczególne etapy podpisywania dokumentów?
Adobe Sign:
- Wpisanie adresu e-mail odbiorcy dokumentu.
- Załączenie pliku z dokumentem do podpisu.
- Wpisanie treści wiadomości.
- Dodanie weryfikacji tożsamości, przed dostępem do dokumentu.
- Dodanie pól formularzy, bloków podpisów (intuicyjna forma przeciągnij i upuść), oznaczenie pól do podpisu.
- Po przejrzeniu załącznika i podpisaniu go przez odbiorcę, obie strony otrzymują kopię dokumentu w formacie PDF.
Sprawdź na naszym filmie, jak proste jest przesyłanie, podpisywanie i zarządzanie dokumentami w Adobe Sign
Poznaj naszą ofertę Acrobat Sign>>>
DocuSign:
- Dostosowanie dokumentu, wybór jego formatu.
- Określenie odbiorcy dokumentu.
- Zaznaczenie obszarów, w których ma podpisać się jego odbiorca/odbiorcy.
- Określenie i wyznaczenie wymaganych pól (według użytkowników, ten etap wymaga więcej czasu, jest mniej intuicyjny).
- Wysłanie dokumentów do odbiorców.
- Po podpisaniu dokumentu, jego kopia umieszczana jest na dysku w chmurze -niestety nie trafia już na maila.
Sprawdź, jak wygląda tworzenie dokumentu do podpisu w DocuSign
Mimo wielu podobieństw i różnic między opisanymi narzędziami każde z nich znajduje swoich zwolenników. Należy podkreślić, że aplikacja DocuSign jest częściej wykorzystywana przez małe, kilkuosobowe firmy. Po funkcjonalność programu Adobe Sign sięgają częściej przedsiębiorstwa duże i średnie. W DocuSign cena usługi rośnie wraz z każdym kolejnym podpisem elektronicznym. Natomiast w Adobe Sign ceny utrzymują stałą cenę subskrypcji przy niezmiennej, wysokiej liczbie podpisów.
