Wiele firm funkcjonuje nadal w oparciu o obieg dokumentów papierowych – podpisywanych ręcznie, przechodzących w teczkach i segregatorach z biurka na biurko. Mimo najlepszych chęci i woli pracowników, to może trwać. Do tego czasem ktoś nie ma czasu na podpisanie, bo nie ma go w biurze, a to ktoś z działu księgowości się rozchoruje i nie wiadomo co zrobić z konkretnymi papierami zamkniętymi w szafce. A gdyby… akceptować, podpisywać i śledzić WSZYSTKIE dokumenty w firmie w formie cyfrowej? Brzmi pięknie! Ale – czy akceptowanie i podpisywanie dokumentów za pomocą podpisu elektronicznego jest bezpieczne oraz zgodne z prawem? I jak we wprowadzeniu podpisu elektronicznego w każdej firmie może pomóc Adobe Sign? W niniejszym artykule dowiesz się, co to jest Adobe Sign?
Co to jest Adobe Sign?
Sprawny przepływ dokumentów w firmie jest jak system krwionośny – musi dobrze działać, żeby przedsiębiorstwo funkcjonowało bez problemów. Zatory czy kłopoty z układem krwionośnym mogą powodować mniejsze lub większe szkody dla zdrowia. Tak samo problemy z obiegiem dokumentów mogą i utrudniają funkcjonowanie firmy. Często do tego stopnia, że przez niepodpisane na czas dokumenty traci się klientów. Co więcej, psuje się relacje z kontrahentami, przegrywa przetargi lub obniża morale zespołu. Rozwiązanie powyższych problemów można znaleźć w aplikacji z rodziny Adobe – Acrobat Sign.
Adobe Sign jest częścią Adobe Document Cloud. Jest to działająca w chmurze usługa, umożliwiająca elektroniczny obieg dokumentów na wszystkich etapach akceptacji czy obsługi w firmie. Dzięki podpisowi elektronicznemu Adobe Sign pozwala przede wszystkim na elektroniczne wysyłanie, śledzenie, akceptowanie i podpisywanie dokumentów oraz umów. Oznacza to możliwość odejścia od papierowego obiegu dokumentów – ściśle powiązanego z miejscem, w którym te konkretne dokumenty się znajdują – i przeniesienie ich obsługi do chmury. Zmniejsza to koszty – mniej drukowanego papieru, niższa eksploatacja drukarek, niższe koszty przechowywania dokumentów. Usprawnia funkcjonowanie przedsiębiorstwa. I co najważniejsze – zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa.
Jakie są zalety Adobe Sign?
– legalność i bezpieczeństwo usługi podpisu elektronicznego;
– szybkość obiegu dokumentów – proces od zgłoszenia dokumentu do uzyskania jego akceptacji lub podpisu na umowie może trwać nawet kilka minut;
– najwyższe bezpieczeństwo obiegu dokumentów w firmie;
– ogromne możliwości zarządzania i monitorowania statusu dokumentów na każdym etapie ich przetwarzania w firmie – od zgłoszenia, przez akceptacje księgowości, aż do podpisu – przedstawiciela zarządu lub dyrektora – nawet w przypadku bardzo rozbudowanych struktur organizacyjnych;
– stabilność działania na wielu urządzeniach – dzięki pracy w przeglądarce internetowej (model SaaS – software as a service) nie jest konieczne instalowanie dodatkowego oprogramowania na komputerach firmowych. Zmniejsza to konieczność obsługi, modernizacji sprzętu i czasochłonnych szkoleń pracowników. Dostępna jest również aplikacja na urządzenia mobilne, do pobrania ze Sklepu Play (Android) lub App Store (iOS);
– możliwość bezpiecznego przesyłania dokumentów elektronicznych do akceptacji lub podpisu do partnerów;
– łatwość obsługi użytkownika końcowego (na każdym etapie obsługi dokumentu – od szeregowego pracownika, wprowadzającego dokument do obiegu, aż do zarządu) oraz administratorów (duże możliwości dostosowania funkcji do konkretnych potrzeb, ról, zarządzania uprawnieniami, itp.);
– duże możliwości skalowania systemu obiegu dokumentów cyfrowych (od małych firm do dużych korporacji) – Adobe Sign może rosnąć z konkretnym przedsiębiorstwem, dzięki czemu nie ma potrzeby przechodzenia na inny system w wyniku rozbudowy struktury organizacyjnej;
– zgodność usługi z normami ISO 27001, SOC 2 Typ 2 i PCI DSS – uznawanymi za standard w rozwiązaniach biznesowych, nawet najwyższych szczebli;
– ogromne możliwości integracji z innym oprogramowaniem wykorzystywanym w firmie;
– możliwość tworzenia formularzy do opublikowania na stronie internetowej firmy – ułatwia to i automatyzuje proces kontaktu z kontrahentami i klientami.
Skalowanie, czyli cyfrowy obieg dokumentów w małej firmie, startupie i korporacji
Wiele firm na pewnym etapie swojego rozwoju staje przed wyzwaniem zarządzania zarówno zespołem (podziałem na mniejsze struktury, przydzielaniem odpowiedzialności konkretnym managerom), jak i zapanowaniem nad obiegiem dokumentów. Często to właśnie opóźnienia w zatwierdzaniu umów i dokumentów przez odpowiednich managerów, dyrekcję czy zarząd może powodować duże kłopoty w funkcjonowaniu firmy. Procesy stają się rozwlekłe, odpowiedzialność za konkretny (papierowy) dokument jest rozproszona, co może prowadzić do przestojów, a śledzenie konkretnych dokumentów jest utrudnione. Brak szybkiej odpowiedzi czy podjętych działań może mieć zarówno negatywny wpływ na relacje z klientami i kontrahentami, jak i na morale pracowników. Bo umowa, którą złożyli w sekretariacie czy administracji po prostu wsiąkła i nie wiadomo, jakie są jej dalsze losy. Adobe Sign odpowiada na te problemy.
Ten sam system może obsługiwać niewielkie, kilkuosobowe firmy, średnie startupy i duże korporacje. Co najważniejsze: Adobe Sign – i zapewniania przez Adobe Document Cloud infrastruktura obiegu dokumentów – może rosnąc stabilnie razem z firmą. Łatwość skalowania systemu obiegu dokumentów elektronicznych w firmie, łatwość obsługi i możliwość zarządzania nimi z wielu urządzeń pozwala zmniejszyć uciążliwą „papierologię” i zapewnić płynność funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Jest to ułatwienie zarówno dla kilkuosobowej firmy, jak i takiej, która zatrudnia dziesiątki tysięcy pracowników w różnych krajach. Podobnie jak inne systemy działające w chmurze – Adobe Sign ułatwia pracę zdalną oraz ścisłą współpracę rozproszonych zespołów. Co więcej, zapewnia stabilność obiegu dokumentów. Dodatkowo Adobe Sign daje możliwość śledzenia procesów związanych z fakturami, umowami czy innymi dokumentami – łatwiejszą niż kiedykolwiek.
Bezpieczeństwo dokumentów zapewniane przez Adobe Sign
Elastyczne wykorzystanie podpisów cyfrowych, e-podpisów lub ich kombinacji pozwala na stworzenie skrojonego na miarę konkretnego przedsiębiorstwa bezpiecznego obiegu dokumentów. Adobe Cloud jest zgodny z międzynarodową normą ISO 27001, standaryzującą systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji. Kompatybilność z wieloma systemami weryfikacji, od certyfikatów cyfrowych, przez karty smart, aż do tokenów (kluczy) USB, zapewnia elastyczność i dostosowanie poziomu bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie do wymagań urzędów certyfikacyjnych czy zaleceń firm audytujących w wielu krajach.
Dokumenty procesowane w Adobe Sign oraz wszystkie dane wykorzystywane w systemie (metadane, logi, dane o transakcjach, informacje o kontrahentach, dane osobowe, itp.) są przechowywane w usługach przechowywania Amazon Simple Storage Service (S3) oraz Elastic Block Store (EBS) na serwerach na terenie Unii Europejskiej (w centrach danych Adobe we Frankfurcie w Niemczech lub Dublinie w Irlandii).
Jeśli na jakimś etapie doszło do niepowołanej modyfikacji umowy (na przykład kontrahent odsyła podpisaną elektronicznie umowę, której podpis cyfrowy stracił ważność w wyniku modyfikacji samego dokumentu), pracownicy są w stanie prześledzić problem wstecz dzięki logom Adobe Sign i wskazać miejsce, w którym doszło do zmiany. Jest to bardzo ważny element ochrony firmy przed nieuczciwymi kontrahentami. W przypadku umowy papierowej, która ma więcej niż dwie strony, istnieje możliwość podmienienia treści jednej ze stron. W skrajnych przypadkach dochodzi nawet do podrobienia podpisu odręcznego lub parafy na którejś ze stron.
Podpis cyfrowy uniemożliwia tego typu fałszerstwa. Jakakolwiek modyfikacja dokumentu prowadzi do utraty ważności podpisu. Co więcej, natychmiast sygnalizuje, że ten konkretny dokument został zmieniony i należy to dokładnie sprawdzić. To również pozwala oszczędzić czas. Dokumenty z ważnym podpisem cyfrowym mogą być procesowane w firmie szybciej, bo nie zachodzi potrzeba ich wielokrotnej weryfikacji, na przykład po powrocie z podpisem kontrahenta.
Podpis cyfrowy czy elektroniczny: co je różni i jak Adobe Sign ułatwia dzięki nim pracę?
Działanie Adobe Sign, czyli realizacja całego procesu obiegu dokumentów, jest możliwa dzięki wykorzystaniu podpisu elektronicznego. Istnieją jednak pewne różnice między podpisem elektronicznym i cyfrowym. W celu lepszego zrozumienia co wyróżnia usługę Adobe Sign, warto wiedzieć więcej o tych dwóch formach weryfikacji i akceptacji dokumentów cyfrowych.
Podpis cyfrowy to forma potwierdzenia autentyczności dokumentu. Jak określa to regulująca go norma ISO 7498-2:1989 – „[podpis cyfrowy to] dane dołączone do danych lub ich przekształcenie kryptograficzne, które pozwala odbiorcy danych udowodnić pochodzenie danych i zabezpieczyć je przed fałszerstwem”.
Z kolei podpis elektroniczny jest regulowany (na terenie Unii Europejskiej) przez dyrektywę 1999/93/EC. Służy do cyfrowego podpisywania konkretnego dokumentu przez upoważnione osoby. W Polsce podpis elektroniczny reguluje ustawa z 5 września 2016 roku o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
Innymi słowy: różnice między podpisem cyfrowym i elektronicznym wynikają zarówno z ich praktycznego zastosowania (weryfikacja versus akceptacja), jak i obowiązujących przepisów i wymagań prawnych dotyczących sposobów akceptacji oraz weryfikacji dokumentów i umów. Dokumenty procesowane w firmie przy użyciu Adobe Sign korzystają z podpisu cyfrowego w celu weryfikacji autentyczności każdego z nich. Daje to zarówno kontrahentom, jak i pracownikom pewność, że nie doszło do zmiany treści konkretnego dokumentu.
Czy podpis elektroniczny jest legalny w Polsce i na świecie?
Tak, podpis elektroniczny jest legalną w Polsce formą podpisywania dokumentów, która może zastępować tradycyjny podpis odręczny. Na terenie Unii Europejskiej działanie podpisu elektronicznego reguluje Dyrektywa 1999/93/EC. Dyrektywa ta jest dodatkowo regulowana przez Rozporządzenie dotyczące elektronicznej identyfikacji i usługi zaufania z 2016 roku (eIDAS). Kwestie prawne związane z podpisem elektronicznym reguluje w Polsce wspomniana już ustawa z 5 września 2016 roku o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (zaktualizowana wersja ustawy: Dz.U. 2019 poz. 162).
W USA podpis elektroniczny działa w oparciu o ESIGN Act (czyli Ustawę o podpisach elektronicznych w obrocie krajowym i globalnym), przyjętą w 2000 roku. Oznacza to, że podpis elektroniczny jest w pełni legalnym i stosowanym na terenie zarówno Unii Europejskiej, jak i innych krajach, sposobem akceptacji oraz podpisywania dokumentów i umów.
Warto pamiętać, że Adobe Sign jest jedną z najwyżej ocenianych aplikacji do składania podpisów cyfrowych. Ułatwia on obieg dokumentów i doceniany jest przez największe światowe firmy i korporacje, agencje i urzędy rządowe oraz średnie i małe przedsiębiorstwa na całym świecie.
Podpis cyfrowy na telefonie i tablecie
Adobe Sign, jak każda oparta o Chmurę usługa Adobe, zapewnia niesamowitą elastyczność działania. Poza brakiem konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania na komputerach firmowych (Adobe Sign pracuje w przeglądarce, w przeciwieństwie do wielu innych systemów wymiany dokumentów, które wymagają instalacji dodatkowego, często niestabilnego oprogramowania i łączenia się przez VPN z serwerem lokalnym firmy) zapewnia płynność działania nawet na starszych maszynach. Nie wymaga dodatkowej inwestycji czasu i środków w przygotowanie każdego komputera w firmie do korzystania z Adobe Cloud.
Dzięki aplikacji Adobe Sign na urządzenia mobilne, możliwe jest akceptowanie dokumentów i podpisywanie umów bez konieczności włączania komputera. Oznacza to, że nawet jeśli osoby odpowiedzialne za podpisanie konkretnych dokumentów są poza firmą, mogą zapoznać się z nimi, zgłosić uwagi lub podpisać jednym dotknięciem ekranu – z każdego miejsca. To ogromne ułatwienie w każdej firmie, która kiedykolwiek doświadczyła opóźnienia w procesowaniu dokumentów, spowodowanego dużą liczbą spotkań lub problemami z działaniem firm kurierskich lub poczty.
Dokumenty przesyłane są natychmiast, a informacja o podpisie osoby upoważnionej natychmiast pojawia się w Adobe Sign, a zainteresowane osoby otrzymują powiadomienie. Niezależnie od tego, czy osoba upoważniona jest w biurze, czeka na samolot na lotnisku czy jedzie taksówką na kolejne spotkanie. Wystarczy, że uruchomi aplikację Adobe Sign, zapozna się z dokumentami i – jeśli nie ma do nich uwag – podpisze.
Integracja Adobe Sign z innymi platformami
Każde przedsiębiorstwo – niezależnie na jakim etapie rozwoju – korzysta z oprogramowania ułatwiającego pracę lub z innych, niezbędnych do poprawnego funkcjonowania narzędzi. Adobe Sign umożliwia integrację z tymi narzędziami – zarówno dzięki rozwiązaniom dedykowanym konkretnym aplikacjom, jak i możliwości wykorzystania zestawu interfejsów API REST. Oznacza to, że włączenie Adobe Sign do systemu obiegu dokumentów w firmie jest proste. Pozwala to oszczędzić zarówno czas potrzebny na konfigurację narzędzia, jak i na przeszkolenie zespołu.
Wśród dedykowanych integracji Adobe Sign należy wymienić systemy biznesowe takie jak:
– Microsoft SharePoint;
– Microsoft Dynamics;
– Microfost Office 365;
– Salesforce;
– Workday;
– Nintex;
– Apttus;
– iCertis;
– ServiceNow;
– i wiele innych, w tym CRM, kadrowe (ERP) czy przechowywania plików.
