Co to jest podpis
elektroniczny?

Co to jest podpis elektroniczny?

Wyzwania związane z pracą zdalną, a co za tym idzie przeniesienie pracy z biura do domu i konieczność wdrożenia wirtualnego obiegu dokumentów, postawiła podpis elektroniczny w zupełnie nowym świetle. Ci, którzy nie byli dotychczas nastawieni do niego entuzjastycznie, stanęli przed koniecznością jego użycia i… miło się zaskoczyli! Podpis elektroniczny jest bowiem nowoczesnym sposobem identyfikacji osób, bez konieczności bezpośredniego kontaktu i osobistej weryfikacji tożsamości. Co więcej, podpis elektroniczny w większości przypadków ma taką samą moc prawną jak podpis złożony własnoręcznie. Kiedy przyda się podpis elektroniczny? Czy podpis cyfrowy i elektroniczny czymś się różnią? Więcej dowiesz się w poniższym artykule.

Podpis elektroniczny – co to jest?

W wielu regionach świata, w tym w części Ameryki Północnej, na terenie Unii Europejskiej i obszarach Azji i Pacyfiku, podpisy cyfrowe są uważane za prawnie wiążące i mają taką samą wartość jak tradycyjne, odręczne podpisy. Poza główną funkcją – sygnowaniem dokumentów własnym nazwiskiem, służą też do innych czynności, np. do finalizowania transakcji finansowych. Podpis elektroniczny sprawdzi się zatem wszędzie tam, gdzie bezpieczeństwo, wiarygodność i autentyczność mają kluczowe znaczenie.

Podpis elektroniczny to teoretycznie to samo co podpis odręczny. Główną różnicą między podpisem odręcznym a cyfrowym jest jednak to, że aby potwierdzić autentyczność podpisu elektronicznego nie musi dojść do bezpośredniego spotkania i okazania dokumentu tożsamości.

Podpisy elektroniczne stają się coraz bardziej popularne nie tylko w prywatnych firmach, ale również w urzędach, gdzie mają za zadanie przyspieszyć i usprawnić załatwianie spraw i tym samym zmniejszyć kolejki i ruch bezpośrednio w siedzibie urzędu.

Podpis elektroniczny jest przypisany tylko jednej osobie – umożliwia on szybką identyfikację autora dokumentu, bez obaw o pomyłkę lub fałszerstwo. To narzędzie, które docelowo ma usprawnić obieg dokumentów w firmie, zlikwidować piętrzące się na biurkach teczki i jeśli to nie jest konieczne – zminimalizować konieczność bezpośredniego załatwiania spraw, które nierzadko są czasochłonne i kłopotliwe.

Rodzaje podpisów elektronicznych

Każdy dokument sygnowany podpisem elektronicznym ma taką samą moc prawną jak ten, podpisany odręcznie. Na jego korzyść wpływa również fakt, że jest wygodniejszy, bardziej zaawansowany technicznie i nierzadko – bezpieczniejszy od tradycyjnego „pióra i atramentu”. Dla przedsiębiorców współpracujących z firmami z areny międzynarodowej podpis cyfrowy jest niemal nieodłącznym elementem codziennej pracy. W Polsce można rozróżnić trzy rodzaje podpisów elektronicznych:

– Bezpieczny podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym wymagany do załatwiania spraw urzędowych (np. do złożenia deklaracji PIT online), dla posiadaczy Profilu Zaufanego.

– Zwykły podpis elektroniczny, który nie ma takiej mocy prawnej jak wyżej opisany kwalifikowany podpis elektroniczny, ale można nim zabezpieczać i autoryzować treść wysyłanych maili. 

– Podpis cyfrowy, czyli inny typ podpisu elektronicznego, który zapewnia dokumentom najwyższy poziom gwarancji tożsamości osoby podpisującej. Najczęściej wykorzystywany jest w celach komercyjnych – przy składaniu wniosków, wypełnianiu formularzy itp. Jest niezastąpiony w przypadku elektronicznego obiegu dokumentów.

Rozwiązania obsługi podpisów elektronicznych opierają się na bezpiecznych sposobach uwierzytelniania, takich jak np. specjalny kod PIN wysyłany na wskazany numer komórkowy, adres e-mail, czy też indywidualnie przypisany do pracownika identyfikator służbowy. W przypadku konieczności jeszcze lepszej ochrony i bezpieczeństwa można zastosować uwierzytelnianie podpisu składające się z kilku etapów. To co, ważne – dla zachowania najwyższego bezpieczeństwa w obiegu dokumentów, każdy ze wspomnianych etapów jest rejestrowany i przechowywany w systemie.

Podpis cyfrowy a elektroniczny – czym się różnią?

W praktyce, określenia podpis cyfrowy i podpis elektroniczny używane są zamiennie. Jednak warto wiedzieć, że istnieje różnica między podpisem elektronicznym i podpisem cyfrowym. Leży ona w sposobie uwierzytelniania tożsamości osoby sygnującej w ten sposób dokument. Podpisy cyfrowe są weryfikowane na podstawie certyfikowanego identyfikatora cyfrowego, dzięki któremu każdy podpis jest szyfrowany i tym sposobem łączony bezpośrednio z dokumentem. Weryfikacja podpisu cyfrowego odbywa się za pośrednictwem zewnętrznych dostawców lub przez urząd certyfikacji.

Podpis cyfrowy ma swój unikalny certyfikat cyfrowy. Właściciel podpisu cyfrowego, aby go otrzymać, musi w pierwszej kolejności potwierdzić dostawcy usługi swoją tożsamość. Dopiero po weryfikacji otrzymuje swój indywidualny kod PIN i wspomniany certyfikat.

Jaki z tego wniosek? Tam, gdzie ważny jest najwyższy z możliwych poziomów bezpieczeństwa wynikającego z gwarancji tożsamości osoby lub osób podpisujących dokument — zaawansowany podpis cyfrowy sprawdza się doskonale.

Czemu warto korzystać z podpisów elektronicznych?

Jedną z najważniejszych zalet wykorzystywania podpisów elektronicznych nie tylko w sferze zawodowej, ale i prywatnej, jest to, że są proste i łatwe w użyciu. Nietrudno sobie wyobrazić, jak upraszcza życie możliwość załatwiania wielu zawodowych i prywatnych spraw bez konieczności odbywania indywidualnych spotkań. Co ciekawsze, wbrew opinii osób nieznających dokładnie specyfiki podpisów elektronicznych, cyfrowy rodzaj sygnowania dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów są zdecydowanie bardziej bezpieczne niż tradycyjna „parafka” i zalegające na biurkach dokumenty.

Co gwarantuje podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny jest nowoczesnym, cyfrowym sposobem zapewniania bezpieczeństwa treści dokumentów. Jego prawidłowe wykorzystanie gwarantuje odbiorcy dokumentu przede wszystkim:

– Oryginalność i autentyczność. Dokument z podpisem elektronicznym z pewnością nie był modyfikowany przez osoby trzecie – tylko osoba uprawiona może złożyć na nim podpis cyfrowy.

– Co więcej, nadawca dokumentu opatrzonego podpisem elektronicznym daje gwarancję tego, że to wyłącznie on był autorem wiadomości. Podpis cyfrowy jest więc niezaprzeczalny.

– Integralność, czyli gwarancję braku modyfikacji dokumentu po jego podpisaniu przez autora.

Czym jest Adobe Sign?

Nowoczesnym narzędziem, które ułatwia, umożliwia i usprawnia elektroniczny obieg dokumentów w firmie, jest jeden z programów z rodziny Adobe a dokładnie – Adobe Sign. Podpis elektroniczny wykonany za pomocą aplikacji Adobe Sign poza gwarancją bezpieczeństwa i autentyczności dokumentu umożliwia jednocześnie wiele różnorodnych, praktycznych funkcji. Należą do nich, między innymi:

– Zbieranie podpisów, które jest przydatne, gdy na jednym dokumencie musi podpisać się kilka osób. Dzięki tej opcji można łatwo i szybko można zdefiniować jedną lub kilka grup odbiorców.

– Monitorowanie obiegu dokumentów, które w klarowny sposób pozwala śledzić drogę dokumentu, przesyłanego między pracownikami.

– Aplikacja mobilna, do pobrania na tablet, lub smartfon, dzięki której można zarządzać swoją dokumentacją i podpisywać dokumenty, nawet bez dostępu do komputera.

– Zautomatyzowane prowadzenie dokumentacji usprawniające działanie firmy.

Adobe Sign umożliwia podpisywanie wielu dokumentów w różnorodnych formatach, począwszy od PDF,  pakietu Microsoft, po formaty graficzne (np. JPG, TIF, GIF), strony internetowe i format TXT.

Zobacz webinarium – Czym jest Adobe Sign?

Adobe Sign — legalność i przepisy

Podpisy elektroniczne z Adobe Sign mają moc prawną i są wiążące. Ich wiarygodność regulują przepisy obowiązujące na terenie Unii Europejskiej, Indiach, Japonii i w Stanach Zjednoczonych. W Europie jest to Electronic Identification and Trust Service, znany pod skrótem eIDAS. Z kolei w Stanach obowiązuje ustawa ESIGN Act, która również dopuszcza stosowanie podpisów elektronicznych na dokumentach. Działanie Adobe Sign jest również zgodne z polskim RODO, a także z HIPAA, FERPA, GLBA i FedRAMP Tailored. Warto też wspomnieć, że Adobe Sign jest narzędziem spełniającym najbardziej restrykcyjne przepisy obowiązujące również w Japonii i Indiach. Podpis z Adobe Sign jest też zgodny z certyfikatami ISO 27001, SOC 2 Type 2, PCI DSS i 21 CFR Part 11.

Jak uzyskać podpis i jak podpisać dokument elektronicznie w Adobe Sign?

Aplikacja Adobe Sign umożliwia elektroniczną autoryzację dokumentu po wpisaniu lub narysowaniu rysikiem swojego nazwiska. Opcjonalnie – można również przesłać i wkleić obraz swojego podpisu. Adobe Sign obsługuje również jeszcze bardziej zaawansowane technicznie podpisy – identyfikatory cyfrowe, które są znane z najwyższego poziomu bezpieczeństwa.

Aby otrzymać od odbiorcy podpis na wybranym dokumencie, należy w pierwszej kolejności wprowadzić adres e-mail adresata, po czym przeciągnąć pole z adresem i upuścić je w wybranym miejscu na stronie. W ten sposób można przestawiać pola w określonej kolejności, w jakiej ma być podpisany dokument. Odbiorca otrzymuje wiadomość e-mail z załączonym dokumentem i prośbą o wykonane podpisu. Po otwarciu dokumentu i wyborze opcji „zarządzaj” – „oczekujące na ciebie” można szybko przejść do funkcji „podpisz” i wybrać opcję podpisu. Osoby, które nie mają konta Adobe Sign w chmurze postępują analogicznie, z tym że zamiast aplikacji, dokument otwierają w przeglądarce.

Podsumowując – korzystanie z Adobe Sign jest bardzo intuicyjne, a panel starowania prosty, nieutrudniający pracy.

Podsumowanie

Podpisy elektroniczne dostępne są nie tylko dla posiadaczy profilów zaufanych, a ich użyteczność zdecydowanie wykracza poza urzędowe załatwianie spraw. Wykorzystanie podpisu cyfrowego w swojej firmie jest doskonałym dopełnieniem elektronicznego obiegu dokumentacji. Niezależnie od tego, czy podpis cyfrowy jest jedyną formą sygnowania dokumentów, czy tylko jej dopełnieniem, nietrudno nie oprzeć się wrażeniu, że przyszłość nowoczesnego załatwiania różnych formalności należy do podpisów elektronicznych.