Adobe Acrobat vs Adobe Sign – czym się różnią, który lepiej sprawdzi się w Twojej firmie?
Sprawny obieg dokumentów w firmie jest kluczowy dla działania każdego przedsiębiorstwa: małego, średniego czy dużego. Jednak często to właśnie podpis upoważnionej osoby jest tym, co potrafi znacznie spowolnić proces. Między innymi dlatego na rynku obecnych jest wiele systemów obsługujących elektroniczny obieg dokumentów, które znacznie przyspieszają ich procesowanie. Działają one w oparciu o podpis elektroniczny i inne cyfrowe formy weryfikacji oraz akceptacji. Przeanalizujemy to na przykładzie porównania rozwiązania Adobe Acrobat vs Adobe Sign.
Chociaż od 2016 roku w Polsce funkcjonują jasne przepisy dopuszczające korzystanie z podpisu elektronicznego, to nadal większość firm opiera cały system akceptacji dokumentów na papierze. Oczywiście: tradycjonaliści to doceniają, jednak administracja może mieć na ten temat inne zdanie. Zwłaszcza, że dokumenty muszą fizycznie przemieszczać się między biurkami, a przy rozproszonej strukturze przedsiębiorstwa rodzi to wiele problemów – kurier nie przyjedzie, coś się przesunie, a dokumenty (umowy, faktury, itp.) nadal nie są zaakceptowane lub podpisane. Nie mówiąc już o konieczności fizycznego przechowywania czy… drukowania tych dokumentów.
To wszystko rodzi koszty: czasowe, kadrowe i strukturalne. Dodatkowo przy papierowym obiegu dokumentów zawsze istnieje ryzyko, że kontrahent może podmienić jedną z niepodpisanych lub parafowanych stron umowy. Na takie problemy odpowiada Adobe ze swoimi flagowymi produktami Adobe Sign i Adobe Acrobat. Różnią się one między sobą – każdy z tych programów robi inne rzeczy lepiej, a do tego w trochę inny sposób ułatwiają pracę w firmie.
Żeby lepiej zrozumieć różnice między nimi – pokażę kluczowe rozbieżności Adobe Acrobat vs Adobe Sign, które cechują oba systemy oraz przedstawię proces obiegu dokumentów, w którym oba rozwiązania pokazują swoje możliwości i umożliwiają przyspieszenie procesowania. Po to, żeby firma działała lepiej, zmniejszała koszty administracji, a w efekcie: była bardziej rentowna i cieszyła się opinią dobrego partnera wśród kontrahentów.
Czym jest Adobe Sign?
Adobe Sign, dawniej EchoSign, to system zarządzania dokumentami elektronicznymi bazujący na chmurze. Pozwala na wprowadzanie dokumentów elektronicznych do obiegu, śledzenie ich na każdym etapie procesu, zarządzanie uprawnieniami oraz podpisywanie lub akceptację przy pomocy podpisu elektronicznego. Adobe Sign działa w oparciu o przeglądarki internetowe (na komputerach stacjonarnych) lub aplikacje mobilne (dedykowane aplikacje na urządzenia z Androidem i iOS-em) – oznacza to, że nie jest potrzebna modernizacja komputerów w biurze, bo wystarczy tylko aktualna wersja przeglądarki internetowej.
Jak rozpocząć pracę z Adobe Sign >
Adobe Sign jest rozwiązaniem skupionym na wykorzystaniu podpisu elektronicznego i sprawdza się doskonale jako narzędzie do akceptacji dokumentów przez upoważnione osoby. Dzięki szerokiej gamie integracji oraz łatwemu skalowaniu, Adobe Sign umożliwia dostosowanie do potrzeb konkretnych przedsiębiorstw oraz odpowiadanie na rosnące potrzeby konkretnej firmy. System jest rozwijany od 2006 roku przez Adobe i w ciągu kilkunastu lat zdobył ogólnoświatowe uznanie jako system bezpieczny, łatwy do skalowania oraz przyspieszający działanie firm.
Kluczowe funkcje Adobe Sign:
– precyzyjne śledzenie dokumentów elektronicznych, zarządzanie ich obiegiem i podpisami;
– pozwala na wykorzystanie podpisu elektronicznego do akceptacji dokumentów;
– dostępna wersja na urządzenia mobilne, przy pomocy której można podpisywać, śledzić, zarządzać i wysyłać dokumenty – również te sfotografowane i dodane do obiegu z telefonu;
– duża gama integracji (od typowych, jak Salesforce czy Microsoft Office, aż do spersonalizowanych, opartych o udostępniony klucz API)
– działa w przeglądarce (w przypadku wersji na komputery) lub w aplikacji (Android lub iOS), dzięki czemu nie jest potrzebne modernizowanie urządzeń w firmie;
– wysoki poziom bezpieczeństwa dokumentów przechowywanych w chmurze (dane są przechowywane na serwerach na terenie Unii Europejskiej).
Dowiedz się więcej i sprawdź opcje zakupu Adobe Sign >
Czym jest Adobe Acrobat DC?
Adobe Acrobat to wszechstronny program do otwierania, komentowania, tworzenia, konwertowania, edytowania, udostępniania i podpisywania plików PDF. Umożliwia tworzenie podpisanych elektronicznie formularzy do wypełnienia, które można wysłać klientom. Dzięki dostępności certyfikatów cyfrowych umożliwia tworzenie zabezpieczonych dokumentów, dzięki czemu jakiekolwiek fałszerstwa lub modyfikacje dokumentów przesłanych kontrahentom są natychmiast widoczne (dokument traci certyfikat w momencie modyfikacji).
Funkcja edycji umożliwia również nanoszenie poprawek na dokumentach i wysyłanie ich – ze zaktualizowanym podpisem cyfrowym, weryfikującym ich autentyczność, oraz informacją o wersji dokumentu. Adobe udostępnia popularną, darmową wersję – Adobe Acrobat Reader, dzięki której użytkownicy końcowi mogą z większą łatwością korzystać z konkretnych dokumentów: otwierać je oraz nanosić komentarze.
Co ważne: darmowy Adobe Acrobat Reader umożliwia uzupełnianie i podpisywanie cyfrowo plików. Sama funkcjonalność podpisu cyfrowego jest jedną z dużych nowości, dostępnych od niedawna w Adobe Acrobat. A korzystanie z Adobe Acrobat – zarówno w wersji darmowej, jak i płatnej – wymaga instalacji aplikacji na urządzeniu: komputerze, telefonie lub tablecie.
Co za tym idzie: w niektórych przypadkach może się okazać konieczna modernizacja urządzeń w przedsiębiorstwie – duże pliki PDF mogą powodować znaczne spowolnienie systemu i zużywanie dużych ilości zasobów. Jest to jednak aplikacja powszechnie znana i doceniana na całym świecie, a korzystanie z niej jest bardzo proste, co jest dużą zaletą w przypadku kontrahentów, których dział administracji woli bardziej tradycyjne rozwiązania oparte o certyfikaty i podpisy cyfrowe.
Kluczowe funkcje Adobe Acrobat:
– znane i cenione oprogramowanie do tworzenia oraz edytowania plików PDF;
– w wersji darmowej: znana aplikacja do otwierania, nanoszenia podpisów cyfrowych i komentowania plików PDF, również posiadających certyfikaty cyfrowe;
– wysoka kompatybilność wsteczna z różnymi rodzajami plików;
– łatwość użytkowania – zarówno w przypadku edycji, jak i nanoszenia komentarzy;
– duże możliwości edycji plików PDF (edycja tekstu, dodawanie i usuwanie multimediów, edycja danych w zeskanowanych tabelach, łączenie dokumentów, usuwanie i zmiana orientacji plików PDF);
– zaawansowane algorytmy do konwertowania zdjęć dokumentów na edytowalne pliki PDF;
– możliwość dodawania do dokumentów zabezpieczeń świadczących o ich autentyczności;
– od niedawna – również obsługa podpisów cyfrowych.
Dowiedz się więcej i sprawdź możliwości zakupu Adobe Acrobat >
Najważniejsze różnice między Adobe Sign i Adobe Acrobat
Kluczowa różnica między tymi dwoma narzędziami wynika z ich głównego zastosowania: Adobe Sign to platforma do zarządzania i podpisywania cyfrowego dokumentów; Adobe Acrobat to przede wszystkim aplikacja do tworzenia i edycji plików PDF. Oba te rozwiązania łączy pełna kompatybilność z inną usługą: Adobe Document Cloud, która pozwala rozszerzyć możliwości obu programów i połączyć je w celu osiągnięcia jeszcze wyższej skuteczności i sprawności działania. Owszem: Adobe Acrobat pozwala na wysyłanie i nanoszenie elektronicznych podpisów na dokumentach, jednak kluczowe funkcje tego programu są nadal skupione na edytowaniu i tworzeniu plików PDF.
Z kolei Adobe Sign umożliwia sugerowanie oraz komentowanie konkretnych dokumentów, jednak ich edycja jest możliwa w innej aplikacji.
Adobe Acrobat jest znaną platformą do otwierania plików PDF – działa płynnie oraz zapewnia wysoką kompatybilność z dokumentami pochodzącymi z różnych źródeł czy podpisanych różnego rodzaju podpisami cyfrowymi. Warto jednak pamiętać, że na starszych urządzeniach duże pliki PDF, otwierane w nowej wersji darmowego Acrobat Reader mogą zużywać bardzo dużo zasobów.
Adobe Sign oferuje jednak o wiele wyższy komfort korzystania dla użytkownika końcowego, w szczególności podpisującego przesłany dokument: bardzo rzadko zdarzają się problemy ze zrozumienie tego, jak należy podpisać (cyfrowo) konkretny dokument; użytkownicy chwalą sobie tę funkcjonalność i łatwość weryfikacji sygnatariuszy.
W przypadku Adobe Acrobat samo podpisanie dokumentu może sprawiać problemy – czy to z powodu przyzwyczajenia, że Acrobat służy do odczytywania plików PDF, czy to ze względu na interfejs oraz sam proces nanoszenia podpisu. Adobe Acrobat z pewnością błyszczy w przypadku typowego korzystania z plików PDF – łatwość edycji czy panowanie nad kolejnymi wersjami dokumentów jest kluczowa w przypadku obiegu dokumentów w każdej firmie.
Adobe Sign umożliwia za to więcej w obszarze śledzenia samego procesu obiegu dokumentów – użytkownicy odpowiedzialni mogą w każdej chwili sprawdzić status dokumentu; to, czy został otwarty przez osoby upoważnione (na przykład kontrahentów), czy został przekazany do dalszego procesowania w administracji lub na jakim etapie procesu utknął (i z jakich powodów).
Adobe Acrobat nie jest idealnym narzędziem do wysyłania i podpisywania dokumentów cyfrowych; owszem oferuje użytkownikom szeroką gamę metod podpisu dokumentu, jednak możliwości zarządzania samym obiegiem dokumentów są znacznie mniejsze, zwłaszcza w porównaniu do Adobe Sign.
Z kolei samo podpisywanie dokumentów cyfrowych w Adobe Sign jest bagatelnie proste – wystarczy potwierdzić podpis i gotowe. Zwłaszcza ta ostatnia cecha wyraźnie pokazuje kluczową różnicę między tymi dwoma systemami: Adobe Sign służy przede wszystkim do zarządzania obiegiem dokumentów, a Adobe Acrobat – tworzeniu i edycji plików PDF. To z kolei prowadzi do bardzo ciekawej konkluzji: Adobe Reader i Adobe Sign mogą działać w połączeniu jako dwa kluczowe elementy obiegu dokumentów w firmie.
Pełne porównanie funkcjonalności Adobe Acrobat i Adobe Sign >
Idealne połączenie obu systemów: sprawny obieg dokumentów w firmie
Mimo pokrywania zbliżonych obszarów profesjonalnych, Adobe Sign i Adobe Acrobat oferują inne rozwiązania problemów i odpowiadają w nieco inny sposób na te same potrzeby. Jednak połączenie ich, wraz ze wsparciem Adobe Document Cloud, pozwala na osiągnięcie wyższego poziomu produktywności przedsiębiorstwa i znaczne przyśpieszenie procesów obiegu danych.
Na przykład umowa przygotowana przez dział prawny w pliku .doc może zostać z łatwością przekonwertowana do formatu PDF, opatrzona cyfrowym certyfikatem autentyczności i wysłana do konsultacji z zespołem prawnym kontrahenta. Taką konwersję można wykonać w Adobe Acrobat (oraz zabezpieczyć dokument przed modyfikacjami), wprowadzić do Adobe Sign i wysłać do kontrahenta.
Osoby odpowiedzialne za tę umowę mogą monitorować status wysłanego dokumentu: czy został otwarty, itp. Umożliwia to wysłanie monitu do kontrahenta, który – na przykład – ociąga się z odpowiedzią na treść dokumentu, ale otworzył go kilka dni wcześniej (co też jest widoczne w Adobe Sign). Wszelkiego rodzaju komentarze, które wrócą do firmy, można nanieść bez problemu w Adobe Acrobat, a jeśli jest to wykonane na upoważnionej do tego wersji aplikacji – certyfikat autentyczności dokumentu zostaje odnowiony, a kolejna wersja otrzymuje swój unikalny identyfikator.
Po takiej zmianie dokument znowu trafia do obiegu dokumentów w firmie i zostaje przekazany – na przykład – do podpisu prezesa. Ten jednym kliknięciem lub dotknięciem ekranu akceptuje dokument (czyli: podpisuje) w Adobe Sign i przekazuje do dalszej realizacji. Dokument zostaje wysłany za pośrednictwem Adobe Sign do odpowiednich osób w firmie kontrahenta, a podpisanie go zajmuje również – jedno kliknięcie.
Na każdym etapie procesowania dokumentów osoby odpowiedzialne mają wgląd w to, gdzie ten konkretny plik się znajduje i kto się nim obecnie zajmuje. Pozwala to na eliminowanie przestojów – w dużej mierze dzięki ich szybkiemu znajdywaniu – a przez to: umożliwia przyspieszenie funkcjonowania przedsiębiorstwa.
IT Media jest oficjalnym dystrybutorem rozwiązań Adobe w Polsce.
W naszej ofercie dostępne są wszystkie rozwiązania Adobe, dodatkowo zapewniamy szkolenia oraz wsparcie podczas wdrożeń produktów Adobe, co pozwala znacznie odciążyć administrację w firmie.