Dokumenty online
- jak z nimi pracować?

Dokumenty online - jak z nimi pracować? Współpraca Adobe Acrobat DC, Adobe Sign oraz Microsoft 365

Obieg dokumentów w firmie jest… trudnym tematem. W mniejszych przedsiębiorstwach, w których obieg dokumentów jest niewielki, sam proces ich przygotowywania może być prosty – jedna osoba tworzy umowę, druga ją weryfikuje, trzecia podpisuje, czwarta wysyła do kontrahenta. Proste. Jednak wraz ze wzrostem struktury firmy, rośnie też poziom komplikacji w obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Zwłaszcza że śledzenie zadań związanych z konkretnymi umowami czy przepływem pism w firmie zawsze może być wyzwaniem. Jasne, istnieją procedury, niektóre nawet są opisane w międzynarodowych normach ISO, jednak jak PRAKTYCZNIE ułatwić i przyspieszyć obieg dokumentów w firmie?

Może wystarczy tylko… przejść do obiegu elektronicznego, zmieniając wersję papierową na dokumenty online?

Obieg elektroniczny dokumentów w firmie: na czym polega?

Dokumenty online oraz ich obieg w firmie to bardzo szeroki temat – dotyczy nie tylko samego procesu tworzenia, ale też weryfikacji czy akceptacji dokumentów. Na każdym etapie ich życia w firmie. W dużym skrócie można stwierdzić, że elektroniczny obieg dokumentów w firmie odpowiada temu analogowemu (czyli papierowemu): konkretny wydrukowany dokument przechodzi przez wszystkie tryby administracji, jest przypisany do konkretnego budżetu oraz działu, zaakceptowany przez wszystkie osoby odpowiedzialne, żeby w końcu trafić do akceptacji osoby upoważnionej do podpisania go.

To oznacza, że konkretny dokument trafia z rąk do rąk – od osoby odpowiedzialnej za jego sporządzenie, przez wszystkie tryby administracyjne (czyli różne „biurka”), a potem jest najczęściej pakowany do jakiejś koperty lub teczki i czeka na podpis. Droga dokumentu papierowego bywa długa i czas od stworzenia lub puszczenia w obieg do finalizacji może być długi: działy administracji często są „wąskim gardłem” wielu działań w firmie, zwłaszcza w przypadku przedsiębiorstw, które się skalują. Może to prowadzić do przestojów i opóźnień, a niekiedy nawet to zagubienia konkretnego dokumentu, a w efekcie – realnych strat finansowych. Bo coś się zawieruszy, ktoś zapomni, nie wiadomo kto powinien się tym konkretnym dokumentem zająć. Żebyśmy się dobrze zrozumieli – raczej nikt nie gubi dokumentów papierowych celowo, jednak elementu błędu ludzkiego nie można wykluczyć. Zwłaszcza że papier lubi się zawieruszyć.  Wtedy szukanie dokumentu, który zaginął, może być problemem, a odnalezienie go – nie zawsze jest możliwe, bo na przykład ktoś przez przypadek zszył go z innym plikiem papierów.

Jeśli spojrzysz na to z takiej perspektywy to elektroniczny obieg dokumentów – czy to w obrębie systemu wewnętrznego firmy, czy też chmury – jest remedium na wiele tych problemów. System elektroniczny na każdym etapie obiegu dokumentów online pozwala prześledzić co się działo z tą konkretną wersją, upewnić się, że to ta ostateczna, zweryfikować wszystkie wymagane podpisy czy – jeśli zajdzie taka potrzeba – wprowadzić zmiany (które też mogą być później prześledzone).

Jednak tu rodzi się pytanie: jak zapewnić firmie odpowiedni poziom obiegu dokumentów elektronicznych oraz czy można z nimi pracować online?

Narzędzia do pracy z dokumentami w chmurze

Sama struktura obiegu dokumentów elektronicznych w przedsiębiorstwie to temat rzeka, dodatkowo uzależniony od tego, jakiej wielkości jest konkretne przedsiębiorstwo i jakie praktyki już wprowadziło. Bo w praktyce każde przedsiębiorstwo w Polsce musiało wprowadzić jakieś standardy pracy zdalnej, również z dokumentami – czy to w obliczu pandemii COVID-19 i przeniesienia większości pracy do domu, czy to w związku z rozproszoną strukturą organizacji.

Za tymi standardami idzie najczęściej adaptacja obiegu dokumentów – w dużej mierze polegająca na przyspieszonej cyfryzacji obiegu umów, faktur i innych dokumentów w firmie. W takiej sytuacji kluczowe pozostaje poszukiwanie rozwiązań, które pozwolą bez większych niedogodności przejść firmie z działania stacjonarnego (opartego o dokumenty przenoszone z biurka na biurko) do rozproszonego i opartego o dokumenty online (cyfrowe). Większość dostawców oprogramowania, oferujących rozwiązania korporacyjne, zgodne ze standardami ISO, udostępnia systemy obiegu dokumentów, jednak wiele z nich jest albo bardzo wyspecjalizowanych, albo niszowych.

Wiele firm zaczęło doceniać pracę z dokumentami online w oparciu o Dokumenty Google – zarówno w wersji darmowej, jak i firmowej. Jednak nadal jest to rozwiązanie, które tylko pozornie daje duże możliwości: „wąskim gardłem” pozostają możliwości oprogramowania, zwłaszcza w pracy nad dokumentami PDF czy przy stosowaniu podpisu cyfrowego.

Najbardziej znanymi systemami do cyfryzacji obiegu dokumentów, jak również ich weryfikacji czy podpisywania, pozostają z jednej strony aplikacje Microsoft (365 lub Office), a z drugiej – narzędzia oferowane przez Adobe w ramach usługi Creative Cloud (Acrobat Sign, Adobe Acrobat, itp.).

Pierwsze pozwalają na szybkie i wygodne tworzenie oraz edytowanie wersji tekstowych dokumentów – w praktyce na każdym etapie pracy, od przygotowywania do nanoszenia poprawek. Również online, chociaż widać, że Microsoft 365 mocno stawia na wersje online swoich aplikacji do pracy z dokumentami.

Produkty Adobe są z kolei trybami, w których przygotowane dokumenty mogą przechodzić przez kolejne etapy weryfikacji czy nanoszenia poprawek: Adobe Sign czy Acrobat pozwalają na przeglądanie, weryfikowanie, edytowanie (śledzone) i podpisywanie konkretnych wersji dokumentów – zwłaszcza w formacie PDF

Jednak funkcjonalności samych aplikacji obu firm, chociaż bardzo przydatne i znane od lat, zyskują w perspektywie wykorzystania chmur dedykowanych obu systemom (które to chmury można też ze sobą integrować dzięki kluczom API, zapewniając płynny obieg plików).

MS OneDrive czy Adobe Document Cloud to usługi dedykowane zarówno małym jak i wielkim firmom – pozwalają na płynne udostępnianie i przechowywanie dokumentów online w chmurze, co jest niezwykle istotne przy pracy w rozproszonym zespole lub w sytuacji, w której ważny jest natychmiastowy dostęp do zasobów przedsiębiorstwa. Jeśli dodasz do tego zgodność obu rozwiązań ze standardami ISO i wsparcie ze strony firm wdrażających czy dostarczających oprogramowanie – okazuje się, że te rozwiązania pozwalają szybko przesiąść się w stu procentach na pracę z dokumentami online.

Na co pozwalają najlepsze aplikacje do pracy z dokumentami online?

Wspomniane rodziny aplikacji, bo raczej trudno mówić o nich w oderwaniu od całego ekosystemu, w którym działają, były i nadal są rozwijane z myślą o przedsiębiorstwach, w których ważna jest mobilność, szybkość działania oraz bezpieczeństwo danych.

Każdy z tych elementów jest widoczny zarówno w przypadku aplikacji wchodzących w skład Microsoft 365 (łączącego to, co znasz jako „Office”, czyli na przykład Worda, Excela, Power Pointa, Teams i świetną chmurę OneDrive) jak i usług Adobe działających w oparciu o Document Cloud (Adobe Acrobat do edycji, podpisywania i otwierania plików PDF; Adobe Sign to zarządzania obiegiem dokumentów czy wreszcie podpisywania ich kwalifikowanym podpisem cyfrowym).

Oba te narzędzia mogą być ze sobą integrowane w prosty sposób, dzięki czemu możliwe jest szybkie przenoszenie dokumentów online między zasobami, a przez to – zapewnianie szybkiego i bezpiecznego obiegu dokumentów, nawet w najbardziej rozproszonej strukturze.

Jednak żeby lepiej zrozumieć możliwości, które oferują te narzędzia, zobacz jak może wyglądać przykładowy proces takiego obiegu dokumentów online.

Na etapie tworzenia: jak Microsoft 365 pomaga przygotowywać i udostępniać dokumenty

O tym, że Microsoft Word jest standardem nie trzeba nikogo przekonywać – możliwości, które oferuje to narzędzie są ogromne i tworzenie dokumentów (umów, itp.) jest proste. Edycja tekstu, porządkowanie go, przygotowywanie spisów treści czy zespołowa praca nad dokumentami (tekstowymi, arkuszami, prezentacjami, itp.) w chmurze dzięki OneDrive – to tylko kilka możliwości, które oferuje Microsoft 365.

Dzięki temu systemowi zespołowe tworzenie nawet najbardziej rozbudowanych umów, nawet w rozproszonym zespole, jest znacznie prostsze niż drukowanie i przenoszenie z biurka na biurko kolejnych wersji dokumentów. Dodatkową zaletą tego rozwiązania pozostaje to, że w razie jakiegokolwiek wypadku losowego (zalany laptop, bo na home office i w biurze takie wypadki się zdarzają), wyniki pracy pozostają zapisane i możesz je błyskawicznie odtworzyć lub kontynuować edycję – na przykład na telefonie (dzięki wersjom mobilnym aplikacji).

Przygotowane dokumenty możesz udostępniać członkom zespołu lub osobom odpowiedzialnym za ich weryfikację i akceptację – mają one dostęp do ostatnich wersji plików, na których mogą nanosić zmiany lub akceptować je i poinformować o tym osoby odpowiedzialne. Po takiej akceptacji może powstać plik PDF, który z łatwością puścisz w obieg w firmie.

I tu na scenę wchodzą narzędzia Adobe.

Na etapie weryfikacji i podpisywania: w jaki sposób Adobe Document Cloud usprawnia obieg dokumentów online

Opisany powyżej proces tworzenia przykładowego dokumentu (umowy) w pewnym momencie prowadzi do wpuszczenia dokumentu w tryby firmy i „pchnięcie go wyżej”. Dotyczy to zarówno tego, co przygotowują pracownicy, jak również dokumentów, które docierają do przedsiębiorstwa: faktur, wniosków, umów i innych. Ich elektroniczny obieg (obecnie coraz popularniejszy) pozwala lepiej śledzić drogę każdej, nawet najdrobniejszej faktury w trybach firmy, oraz – w perspektywie – optymalizować sam obieg dokumentów.

Jednak powiedzmy, że wspomniana w poprzednim paragrafie umowa jest już gotowa i osoba kierująca zespołem, po uzyskaniu akceptu od działu prawnego, wgrywa tę umowę do systemu obiegu elektronicznego firmy. Czyli nadaje dokumentowi bieg. System Adobe Document Cloud pozwala na szybkie wrzucenie takich dokumentów do obiegu w firmie oraz wskazanie kolejnej osoby odpowiedzialnej za weryfikację.

Na każdym etapie osoby odpowiedzialne mogą monitorować status dokumentu, a dzięki zastosowaniu podpisów cyfrowych – możliwe jest również ich szybkie akceptowanie oraz podpisywanie: również w przypadku kontrahentów zewnętrznych. Taki dokument online przechodzi przez wszystkie tryby odpowiedzialne za ich akceptację i podpisywanie oraz – co nie mniej ważne – trafia dokładnie tam, gdzie powinien. Faktury do księgowości, umowy do administracji i odpowiednich dyrektorów.

Dzięki wykorzystaniu podpisu cyfrowego akceptacja dokumentów jest szybka i przeprocesowanie dokumentów, które do tej pory (w wersji papierowej) musiałyby wędrować z pokoju do pokoju (lub z miasta do miasta), teraz może odbywać się znacznie szybciej, a przeoczenie lub zagubienie dokumentu jest niemal niemożliwe.

Adobe Document Cloud umożliwia dostosowanie obiegów dokumentów do potrzeb konkretnej firmy – z przypisanie „standardowych” ról (czyli na przykład osobą odpowiedzialną za kwestie administracyjne związane z działem A odpowiada osoba B z działu administracji, a po jej akcepcie trafia do dyrektora C – i tak dalej). Takie scenariusze minimalizują szanse na zagubienie dokumentu, a przez to – przyspieszają same procesowanie ich w obrębie firmy.

Również funkcje Adobe Document Cloud (jak i Microsoft 365) pozwalają na szybkie ustalanie ostatecznego kształtu umowy między wieloma partnerami – funkcje udostępniania w obu platformach wymiany danych umożliwiają precyzyjne określenie tego, kto ma do czego dostęp i co może widzieć (nawet w obrębie komentowanego lub edytowanego dokumentu). Pozwala to zachować transparentność a zarazem uniknąć niejasności w kontaktach z innymi podmiotami czy wycieku drażliwych danych.

A jeśli są jakieś wątpliwości to umówienie spotkania czy przeprowadzenie go przy pomocy Microsoft Teams zajmuje tylko kilka kliknięć. Ale to nie koniec możliwości.

Obecnie podpis cyfrowy staje się standardem, więc wysyłanie kontrahentom umów do podpisu przy pomocy kwalifikowanego podpisu cyfrowego jest naturalnym rozwiązaniem. Odebrany dokument kontrahent może podpisać dzięki funkcjom udostępniania dokumentów Adobe Document Cloud – przyspiesza to również proces uzyskiwania akceptu partnerów (nie trzeba wysyłać fizycznej kopii dokumentu) jak również zapewnia bezpieczeństwo, bo jakiekolwiek ingerencje w dokument (w przypadku wersji papierowej możliwe jest podmienienie strony) są natychmiast odnotowywane.

Co ważne – funkcje zarówno Adobe Document Cloud jak i Microsoft 365 dostępne są zarówno na urządzeniach stacjonarnych jak i mobilnych. Oznacza to, że akceptacja dokumentów lub ich podpisywanie (na każdym etapie ich podróży od stworzenia do zarchiwizowania) możliwe jest niemal w każdych okolicznościach. Na przykład dyrektorzy mogą akceptować i podpisywać dokumenty między spotkaniami, bez konieczności obecności w biurze. A w razie wątpliwości mogą błyskawicznie prześledzić proces tworzenia dokumentu wstecz.

Kiedy dokument jest już podpisany: bezpieczne przechowywanie plików cyfrowych

Obecnie dla każdego rodzaju umów czy dokumentów w firmach istnieje pewien „termin koniecznego przechowywania”. Dotyczy on również dokumentów cyfrowych. Samo przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej nie musi być problemem – nie potrzebujesz nowych szaf zgodnych z normami ISO czy kolejnych segregatorów, ale ważne pozostaje zapewnienie bezpieczeństwa. Tu rodzi się pytanie: jakie możliwości przechowywania i archiwizowania dokumentów, również drażliwych i poufnych, umożliwiają systemy Adobe Document Cloud i Microsoft 365?

Okazuje się, że tych możliwości jest całkiem sporo.

Wspomniane zarządzanie uprawnieniami i dostępem do konkretnych obszarów dysków w chmurze przydaje się również w przypadku archiwizacji danych lub zabezpieczania zasobów. Zarządzanie dostępem do konkretnych folderów w chmurze czy przypisywanie dostępów konkretnym osobom to oczywiste funkcje jeśli chodzi o przechowywanie dokumentów cyfrowych.

I te funkcje znajdziesz w obu systemach – niezależnie których z nich wybierzesz, Twoja praca nad dokumentami cyfrowymi oraz ich przechowywaniem będzie prostsza, niż kiedykolwiek.