Microsoft 365 dla firm - czym się różnią między sobą poszczególne plany?
Dostęp do usługi Microsoft 365 dla firm jest świetną alternatywą dla jednorazowego zakupu licencji wieczystej na Microsoft Office. Wybór Microsoft 365 daje zarówno dostęp do większej ilości aplikacji i funkcji, jak również jest korzystniejszy ze względów finansowych.
Jednak nadal istnieją sytuacje, w których wybór jednorazowej licencji wieczystej na kluczowe elementy pakietu Office dla firm jest słuszny, jednak w wielu sytuacjach może on okazać się nietrafiony. No i czy Microsoft 365 w przeglądarce jest alternatywą dla Google Docs?
Żeby pomóc Wam podjąć dobrą decyzję, przygotowaliśmy tekst, w którym opisujemy funkcje poszczególnych rodzajów pakietów Microsoft 365 (dawniej MS Office 365). Zatem: czym różnią się plany Microsoft 365 dla firm między sobą oraz – co najważniejsze – dlaczego wybór dostępu do aplikacji jest lepszy niż zakup licencji na własność?
Microsoft Office – pakiet biurowy, który jest standardem
Microsoft Office, nazywany też „pakietem Office”, to zestaw aplikacji biurowych dostępny od 1989 roku – pierwsza wersja trafiła na komputery Mac, a rok później (w 1990) pojawiła się wersja na komputery PC. Przez ponad 30 lat programy wchodzące w skład pakietu pojawiały się i znikały, jednak trzon MS Office (czy od niedawna Microsoft 365) pozostał ten sam: Word, Excel i Power Point.
Te trzy programy od lat cieszą się niemalejącą popularnością, wyznaczają standardy aplikacji biurowych na całym świecie oraz to, co powinny one oferować. Jednak duża część zmian, które zaszły w pakiecie jaki znamy dzisiaj, wynikała z działań konkurencji.
W 2011 roku Microsoft udostępniło pakiet Office 365, który wprowadzał daleko idącą zmianę w sposobie korzystania z usługi – pakiet stał się usługą, a korzystanie z niego przestało być uzależnione od jednorazowego zakupu licencji, ale od regularnego opłacania subskrypcji (jak za Netflixa czy pakiet Adobe). Korzystanie z Microsoft Office 365 oznaczało stałe używanie najnowszej wersji programu, niezależnie od momentu rozpoczęcia subskrypcji, oraz automatyczną aktualizację wszystkich funkcji i zabezpieczeń.
W 2020 roku zmieniła się też nazwa samego pakietu: z Microsoft Office 365 na Microsoft 365. Podobnie jak w przypadku poprzednich wersji – zestaw aplikacji i usług w ramach Microsoft 365 dla firm znacznie się różni w zależności od wybranego pakietu. Co za tym idzie – wybór odpowiedniego zestawu, najlepiej odpowiadającego na potrzeby firmy czy konkretnych pracowników, może być wyzwaniem.
Przedstawiamy, jakie są kluczowe różnice między poszczególnymi wersjami pakietu Microsoft 365 dla firm oraz która z nich sprawdzi się najlepiej w Twojej firmie.
Dostępne pakiety Microsoft 365 dla firm: ile kosztują?
Obecnie możesz wybrać jeden spośród pięciu rodzajów pakietu Microsoft 365 – w zależności od tego, która wersja najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
Każdy pakiet możesz kupić na stronie Microsoft (z rocznym zobowiązaniem jak i opłacając subskrypcję co miesiąc), jednak jeśli nie chcesz podpinać karty kredytowej (z różnych powodów) czy narażać się na wahania ceny Euro, to alternatywą jest zakup dostępu w IT Media (rocznego dostępu lub licencji wieczystej).
IT Media to oficjalny partner Microsoft, więc masz pewność, że aplikacje są z legalnego i sprawdzonego źródła oraz możesz liczyć na wsparcie.
W zależności od oferowanych możliwości (więcej o tym w dalszej części tekstu) kosztują one w IT Media:
- Microsoft 365 Business Basic: około 312 złotych brutto za roczną subskrypcję;
- Microsoft 365 Business Standard: około 590 złotych brutto za roczną subskrypcję;
- Microsoft 365 Business Premium: około 1100 złotych brutto za roczną subskrypcję;
- Microsoft 365 Apps for Business: około 527 złotych brutto za roczną subskrypcję;
- Microsoft Office Home & Business 2024: około 1106 złotych brutto za licencję wieczystą.
Różnią się między one oferowanymi funkcjami oraz możliwościami – popatrz jednak na to jak na lepsze dostosowanie konkretnych rozwiązań do różnych potrzeb niż jak na skok na kasę.
Jeśli masz wątpliwości co do tego, jaki pakiet najlepiej odpowie na Twoje potrzeby – wypełnij ankietę, a nasi specjaliści wyślą Ci najlepiej dopasowaną propozycję.
Każda z tych wersji pakietu Microsoft 365 sprawdzi się w innych okolicznościach i do innych zastosowań – czy to ze względu na oferowany zestaw usług i aplikacji, czy to ze względu na formę korzystania z licencji czy subskrypcji. Zatem: jakie są obecnie dostępne (środek 2021 roku) wersje subskrypcji Microsoft 365 i innych pakietów biurowych, zawierających Worda, Excela i Power Pointa?
Microsoft Office Home and Bussiness 2024: Office, który znasz najlepiej
To jedyna dostępna obecnie wersja pakietu biurowego z licencją wieczystą, za którą płacisz raz i otrzymujesz dostęp do trzech kluczowych aplikacji z pakietu: Worda, Excela, Power Pointa i… niewiele więcej. Największą zaletą tej wersji pakietu jest wieczysta licencja, chociaż dla wielu osób może być to też pewna wada – za ten pakiet płacisz tylko raz i korzystasz tylko z tej konkretnej wersji aplikacji. W ramach korzystania z Microsoft Office 2019 możesz zainstalować programy tylko na jednym komputerze Mac lub PC (co jest wadą dla wielu osób).
I tu się kończy lista możliwości tego pakietu.
Jasne – masz wieczysty dostęp do kluczowych aplikacji biurowych, ale niewiele więcej. Dostępne są wprawdzie aktualizacje, jednak po jakimś czasie „najnowszy Office” przestanie być tym „najnowszym”, a z czasem wsparcie (aktualizacje, itp.) zostanie wycofane.
Taka wersja pakietu może sprawdzić się w sytuacjach, w których konieczne jest po prostu korzystanie z Office’a – na komputerach szkolnych, w przypadku zakupu oprogramowania z grantów czy dla użytkowników domowych, którzy poza podstawowymi funkcjami Worda, Excela i Power Pointa nie potrzebują więcej.
Aplikacje Microsoft 365 Business Apps, czyli podstawowy pakiet w modelu subskrypcji
Microsoft 365 jako usługa ma różne „poziomy”, które różnią się funkcjami dodatkowymi, jednak zapewniają jedną istotną rzecz: dostęp do najnowszej wersji (powszechnie przyjmowanego jako najlepsze) oprogramowania biurowego za bardzo niewielkie pieniądze (w skali miesiąca), wraz z dodatkowymi funkcjami.
W ramach pakietu Microsoft 365 Apps for Businnes otrzymujesz:
- aplikacje takie jak Word, Excel, Power Point, Outlook, OneNote, Access, Publisher (ostatnie dwie tylko dla urządzeń PC) zarówno w wersji na urządzenia stacjonarne, jak i do korzystania w wersji webowej czy na urządzeniach mobilnych;
- dostęp do dysku OneDrive (1 TB przestrzeni dyskowej), który umożliwia szybką synchronizację danych między urządzeniami i przechowywanie ich;
- stałe aktualizacje oprogramowania i wsparcie techniczne;
- możliwość zainstalowania aplikacji zarejestrowanych na jednego użytkownika nawet na 15 urządzeniach (5 komputerów/Maków, 5 smartfonów, 5 tabletów).
Ten plan Microsoft 365 sprawdzi się bardzo dobrze w sytuacji, w której szukasz aplikacji do pracy z dokumentami na wielu urządzeniach; zależy Ci na mobilności, ale nie przejmujesz się za bardzo pracą zespołową. Dzięki funkcjom OneDrive możesz kontynuować pracę na różnych urządzeniach – na przykład szybko synchronizować dokumenty z laptopa po to, żeby dokończyć ich edycję na komputerze stacjonarnym, czy szybko przeglądać zmiany wprowadzone w dokumentach na telefonie.
Innymi słowy – jeśli jesteś freelancerem, nie pracujesz w zespole, to ta wersja pakietu jest dla Ciebie. Jak w przypadku innych wersji Microsoft 365 – jest to usługa subskrypcyjna, czyli masz do niej dostęp tak długo, jak tylko za to płacisz (czyli realnie: jak długo jej potrzebujesz).
Dowiedz się więcej o Microsoft 365 dla firm
Microsoft 365 Business Standard, czyli idealne rozwiązanie dla małych i średnich firm
Kolejnym rozwiązaniem, dużo bardziej zaawansowanym, jest Microsoft 365 Business Standard, czyli typowe narzędzie biurowe w małych i średnich firmach.
Wybierając tę wersję pakietu uzyskujesz dostęp do:
- wszystkich funkcji wersji Microsoft 365 Business Apps (Word, Excel, Power Point, Outlook, OneNote, Access, Publisher i 1 TB przestrzeni dyskowej OneDrive);
- Teams, czyli narzędzia do telekonferencji;
- Microsoft Exchange, czyli zaawansowanego serwera pocztowego (50 GB przestrzeni dyskowej dla użytkownika);
- SharePoint, czyli intuicyjnego i mobilnego systemu do tworzenia zasobów wewnętrznych w firmie, takich jak intranet.
Dzięki dodatkowym funkcjom ten pakiet sprawdzi się w małych i średnich firmach oraz w przypadku pracy w rozproszonym zespole.
Wygodny dostęp do intranetu czy spotkań i kalendarzy to z pewnością ogromne zalety, które znacznie przyspieszają pracę w zespole, pomagają zachować spójność oraz kompatybilność systemów.
Microsoft 365 Business Premium, czyli najbogatsza wersja usługi dla największych firm
O ile wersja Business Standard pozwala na wiele i sprawdza się w średnich firmach, to na potrzeby największych przedsiębiorstw odpowiada Microsoft 365 Business Premium.
Na pierwszy rzut oka różnice między tymi dwoma wersjami usługi nie są duże (w praktyce pojawiają się tylko dwie dodatkowe aplikacje), ale to właśnie te różnice sprawiają, że wersja Premium odpowiada na potrzeby organizacji, w których ważna jest poufność danych i standardy (na przykład ISO).
Wybierając Microsoft 365 Business Premium uzyskujesz dostęp do:
- wszystkich aplikacji biurowych Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Power Point, Access, Publisher, OneNote, Teams), również wersji mobilnych;
- dodatkowych usług (Exchange, SharePoint oraz chmury OneDrive);
- Intune oraz Azure Information Protection.
To te dwa ostatnie narzędzia odróżniają tę wersję usługi i świadczą o jej wyjątkowości.
Intune pozwala organizacjom ma monitorowanie urządzeń firmowych – ustalania funkcji, dostępów, itp., dzięki czemu możliwe jest również zdalne konfigurowanie urządzeń. Pozwala to na znaczne usprawnienie pracy zespołów IT w firmach oraz na płynne zarządzanie zasobami firmy.
Z kolei Azure Information Protection pomaga chronić przed wyciekiem danych poza firmę przez automatyczne klasyfikowanie poufności na podstawie wytycznych, a dodatkowo łatwe definiowanie dostępów do danych, również w przypadku zewnętrznych klientów.
Microsoft 365 Business Basic, czyli gdy potrzebujesz tylko wersji online
Ta wersja pakietu Microsoft 365 może być nazwana śmiało „najmobilniejszą”, bo oferuje wyłącznie wersje webowe aplikacji Office.
Tak, jest to bezpośredni konkurent dla Google Workspace, jednak dostarcza znacznie lepsze oprogramowanie do prac biurowych.
W ramach Microsoft 365 Business Basic otrzymujesz dostęp do:
- wersji webowych Worda, Excela, Power Pointa, OneNote i Outlooka;
- wersji stacjonarnej Teams;
- poczty Exchange (50 GB), dysku OneDrive oraz SharePoint.
Z racji tego, że to wersja mobilna, nie masz możliwości instalacji aplikacji na urządzeniach stacjonarnych.
Nie zmienia to faktu, że jako praktyczne narzędzie do pracy dla członków rozproszonego zespołu, z dużym naciskiem na mobilność – ta wersja Microsoft 365 sprawdza się bardzo dobrze i to nie tylko w sytuacjach awaryjnych.
Jak wspomniałem – ta wersja pakietu pozwala na dokładnie to samo co Google Workspace, a do tego oferuje wiele rozwiązań, które są po prostu lepsze (jak chociażby biurowe aplikacje mobilne).