Licencje Microsoft 365 dla firm: co musisz wiedzieć
Microsoft Office jest uznawanym na całym świecie standardem jeśli chodzi o oprogramowanie biurowe – w tym jednym zdaniu można streścić to, co oferuje ten rozwijany od dziesięcioleci pakiet oprogramowania.
Ale czasy się zmieniają, rośnie dostępność oprogramowania w chmurze (Google, Adobe, itp., itd.), a Microsoft Office… też idzie do przodu.
Sprawdzone oprogramowanie biurowe – Word, Excel, Power Point, Publisher, Access, Outlook – to tylko znajomy front.
Microsoft 365 dla firm to o wiele więcej, niż tylko stabilne i sprawdzone oprogramowanie wspierające prace biurowe (i nie tylko).
To także synchronizacja w chmurze, wersje online oprogramowania (które biją na głowę odpowiedniki od Google) czy ogromna przestrzeń do synchronizacji danych między komputerami oraz zespołami.
Microsoft Office a Microsoft 365 – czym się różnią?
Na początek warto coś ustalić – jeszcze kilka lat temu Microsoft udostępniał Office na podstawie jednorazowej licencji: kupujesz ją raz, masz na zawsze.
W pewnym momencie mogły się kończyć aktualizacje i wsparcie, a kolejne wersje Worda, Excela czy Power Pointa różniły się nieznacznie między sobą (te nowsze najczęściej były po prostu lepsze – tu nie ma co udawać, chociaż niektóre funkcje zmieniły miejsce w menu).
Ale tak – licencja była na zawsze, więc… był to jednorazowy koszt.
Jednak od kilku lat widać wyraźny trend przechodzenia na abonamenty z dostępem do aplikacji – chociażby pakiet Adobe CC jest głównie dostępny w modelu subskrypcyjnym (czyli płatnym co miesiąc, za rok z góry lub – rzadko, ale jednak, dostępnym z licencją wieczystą oraz płatnymi aktualizacjami).
Ten trend zauważył też Microsoft i kilka lat temu wycofał się z typowej dystrybucji pakietu Office na rzecz modelu subskrypcyjnego.
To spore ułatwienie dla wielu firm, bo zapewnia to stały koszt do amortyzacji (czyli możliwość stałego pomniejszania płaconego podatku o generowane koszty co miesiąc), a do tego umożliwia skalowanie w górę lub w dół – na przykład dobór rodzaju usługi w zależności od potrzeb oraz składu zespołu.
Więc – podstawowa różnica, poza nazwą, między Microsoft Office a Microsoft 365 to właśnie sposób uzyskiwania dostępu, czyli zakupu licencji: w przypadku Office to był faktycznie zakup licencji; w przypadku Microsoft 365 to opłata za korzystanie z narzędzia (zgodnie z modelem SaaS, czyli software as a service).
Obecnie Microsoft 365 oferuje to, co do tej pory dawał Office i wiele, wiele więcej – od narzędzi do bezpiecznych telekonferencji (chyba każdy uczestniczył w co najmniej jednej w czasie pandemii) oraz webowych i mobilnych wersji aplikacji stacjonarnych, przez wysokiej jakości usługi poczty elektronicznej i dostęp do ogromnej przestrzeni dyskowej w chmurze (do 1 TB), aż po zaawansowane narzędzia zapewniające bezpieczeństwo w firmie (Azure Information Protection).
Rodzaje subskrypcji Microsoft 365 dla firm
Warto zacząć od tego, że istnieje kilka „poziomów” subskrypcji Microsoft 365, dostosowanych do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa lub prowadzonej działalności gospodarczej. Wszystkie licencje Microsoft 365 Business.
Obecnie Microsoft udostępnia:
- Microsoft 365 Business Basic, czyli podstawowa i wyłącznie webowa wersja oprogramowania Microsoft. W skład tego pakietu wchodzą wersje online (również mobilne) Worda, Excela i Power Pointa. Dodatkowo udostępnia dostęp do OneDrive, usługi Teams (telekonferencje), klienta poczty Exchange oraz SharePoint (platformy aplikacji webowych do zarządzania). Jest to najtańsza wersja pakietu, która sprawdzi się w przedsiębiorstwach stawiających bardziej na mobilność niż typową pracę biurową, opartych o strukturę rozproszoną (na przykład w start-upach).
- Microsoft 365 Business Standard, czyli „standardowa” wersja pakietu, która obejmuje dostęp do aplikacji stacjonarnych (dodatkowo Outlook, Publisher i Access – dwa ostatnie tylko dla komputerów PC; na Apple działają pozostałe). Jest to taki „złoty standard dla średnich przedsiębiorstw lub organizacji, w których większość pracy jest prowadzona stacjonarnie, a sama struktura jest bardziej tradycyjna.
- Microsoft 365 Business Premium, czyli „wersja ze wszystkim”, która dodatkowo oferuje wiele funkcjonalności dotyczących bezpieczeństwa i zarządzania funkcjonowaniem zespołów, głównie dzięki dostępowi do funkcji Intune oraz Azure Information Protection, które pomagają w konfiguracji oprogramowania tak, by w całej firmie spełniało ono odpowiednie standardy bezpieczeństwa (na przykład określone w międzynarodowej normie ISO). Ten pakiet najlepiej sprawdza się w przypadku dużych firm, z naciskiem na korporacje.
- Aplikacje Microsoft 365, czyli coś, co jest najbliżej znanemu „pakietowi Microsoft Office”, jednak w modelu subskrypcyjnym. To w praktyce dostęp do aplikacji biurowych (Word, Excel, Power Point, Outlook, Publisher, Access oraz chmury OneDrive), jednak bez funkcji zespołowych (Teams) oraz poczty (Exchange). Innymi słowy – to pakiet, który świetnie sprawdzi się w przypadku freelancerów lub małych firm, w których nie ma nacisku na mobilność.
- Microsoft Office Home&Business 2019, czyli „klasyczny” MS Office, za którego płacisz raz i masz licencję wieczystą, na podstawie której masz Worda, Excela i Power Pointa. Nie ma przy tym OneDrive, instalacji na więcej niż jednym urządzeniu czy wszystkich funkcji mobilnych, charakterystycznych dla Microsoft 365. To rozwiązanie najlepiej sprawdza się w przypadku korzystania z Office’a wyłącznie do celów domowych lub w przypadku pracy wyłącznie na jednym urządzeniu.
Kluczowe funkcje
Większość osób mówi „dokument w Wordzie”, „arkusz Excela” czy „prezentacja w Power Poincie” (niezależnie od emocjonalnego związku z tym, że niektórzy nie lubią tabelek lub prezentacji).
Tak głęboko te aplikacje weszły do świadomości użytkowników, a przez to – utwierdziły się jako powszechnie uznawany standard w branży.
Obecnie Microsoft rozwija te aplikacje tak, żeby jeszcze lepiej odpowiadały potrzebom użytkowników oraz lepiej spełniały funkcje konkurencyjnych rozwiązań.
Największą siłą pakietu MS 365 – poza świetnymi aplikacjami biurowymi – pozostaje działanie w chmurze (OneDrive) oraz aplikacje wspierające pracę firmy (Teams, Exchange, SharePoint).
OneDrive na pierwszy rzut oka jest typową usługą zapisywania danych w chmurze, dzięki czemu możliwe jest synchronizowanie plików oraz praca nad nimi na wielu urządzeniach.
W wersji darmowej oferuje niewiele, bo tylko 5 GB przestrzeni dyskowej i wyłącznie synchronizację plików między urządzeniami; wersja Standalone oferuje 100 GB przestrzeni, jednak nadal jest to tylko typowy dysk w chmurze (jak Dropbox czy Google Drive).
Dopiero jako funkcja Microsoft 365 OneDrive pokazuje pełnię swoich możliwości – zarządzanie udostępnianiem plików (wygasające linki dostępu, itp.), dodatkowe zabezpieczenia (na przykład nielimitowanie przechowywanie plików szczególnie istotnych, do których można uzyskać dostęp tylko dzięki dodatkowej weryfikacji), nielimitowane funkcje udostępniania i wreszcie – 1 TB przestrzeni dyskowej do wykorzystania.
Do pracy w zespole – jak znalazł, nawet jeśli mówimy o agencjach reklamowych czy biurach projektowych, w których przerzucane są między urządzeniami gigantyczne pliki wideo lub graficzne.
Microsoft Teams to kolejny, obok Zooma czy Google Meets, program do organizacji wideokonferencji – nie ma tu za dużo do dodania, bo ta aplikacja po prostu działa (zarówno w wersji stacjonarnej jak i webowej) i można powiedzieć, że oferuje to, co powinna.
Inaczej jest jednak w przypadku Microsoft Exchange, który – jeśli przyjrzysz mu się dokładniej – oferuje o wiele więcej niż tylko skrzynkę pocztową.
Wysoka płynność działania, szybsza praca nad dokumentami kluczowymi, integracja z kalendarzem czy wreszcie stabilność działania – to tylko kilka cech, które faktycznie odróżniają to narzędzie od konkurencyjnych.
Niemniej ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa przesyłania danych w ramach poczty, co jest bardzo ważne w przypadku firm, które potrzebują certyfikatów ISO.
Ale typowo firmowe rozwiązanie, charakterystyczne dla większych organizacji, zapewnia SharePoint.
Jeśli pracujesz (lub zdarzyło Ci się pracować) w dużej firmie, pewnie wiesz czym jest intranet, czyli wewnętrzne zasoby firmy, z dokumentami, wiedzą, zasobami, regułami, itp.
I pewnie też wiesz, że w większości przypadków ten intrantet działa jak chce, rządzi się swoimi prawami, a zespół IT broni go zacięcie, bo „u nich działa”.
SharePoint jest innym intranetem – szybkim, mobilnym, działającym na wszystkich urządzeniach i przede wszystkim: przyjaznym w użytkowaniu.
Innymi słowy: SharePoint to intrantet, który jest tym, czym zawsze powinien być, a do tego może być z łatwością dostosowany do potrzeb konkretnych użytkowników czy organizacji dzięki wsparciu deweloperów.
W przypadku większych organizacji sprawdza się też aplikacja Intune, która pozwala zarządzać urządzeniami, tworzyć grupy użytkowników w ramach struktury organizacji czy śledzić użycia aplikacji w firmie.
Jednak krokiem dalej jeśli chodzi o bezpieczeństwo danych – zwłaszcza tych wychodzących poza firmę – jest Azure Information Protection, dostępny w najwyższej wersji pakietu MS 365 Business Premium.
W dużym skrócie – to system do zabezpieczania dokumentów oraz klasyfikacji ich poufności, który odbywa się automatycznie, na podstawie wcześniej skonfigurowanych działań.
Pozwala na tworzenie grup odbiorców i przydzielanie im dostępu do konkretnych dokumentów czy folderów, dzięki czemu minimalizuje się szanse na wyciek drażliwych informacji (co jest niezwykle istotne w przypadku dużych firm).
Zalety usługi Microsoft 365 dla firm
Największą zaletą pakietu biurowego jest to, że dostarcza znane i cenione oprogramowanie w jeszcze lepszej formie, z regularnym aktualizacjami, wsparciem ze strony Microsoft oraz możliwością skalowania w zależności od potrzeb.
Dodatkową zaletą pakietów MS 365 jest to, że dla jednego użytkownika możliwe jest zainstalowanie oprogramowania na 5 smartfonach, 5 tabletach i 5 komputerach, a możliwości pracy zespołowej w oparciu o OneDrive są ogromne.
Oznacza to, że na spotkanie możesz wziąć tablet lub telefon, podpiąć go do rzutnika i prezentować treści, a w razie potrzeby – edytować je w locie.
Inną możliwością jest tu płynne synchronizowanie danych między urządzeniami – jeśli pracujesz nad czymś na komputerze stacjonarnym (bo na przykład ma duży monitor, większą moc obliczeniową, wygodniejszą klawiaturę, itp.), to możesz dokończyć tę pracę na laptopie w parku lub w drodze na spotkanie.
Tak skomponowane oprogramowanie zapewnia niesamowitą mobilność, która sama w sobie jest korzyścią, obok której nie można przejść obojętnie.
Jednak kluczową zaletą pakietu biurowego, zwłaszcza w najwyższej wersji, jest bezpieczeństwo dokumentów i danych.
MS 365 oferuje to, co konkurencja (dysk jak Dropbox, pocztę jak GMail, obsługę dokumentów jak Google Docs/Drive), ale w jednym spójnie działającym środowisku i przez to – lepiej.
Obecnie żadna aplikacja biurowa nie dosięga do poziomu ustalonego (i stale podwyższanego) przez dawny pakiet biurowy od Microsoft; możliwości chmury OneDrive, zwłaszcza z funkcjami dedykowanymi firmom, również przebijają to, co oferuje obecnie konkurencja.
Czy to się opłaca, czyli dlaczego warto korzystać w firmie z usług subskrypcyjnych (np. Microsoft 365)
Korzystanie z usług subskrypcyjnych pozwala na bardzo wiele, przy czym umożliwia łatwe skalowanie w zależności od potrzeb konkretnej firmy czy organizacji.
Przejście z jednego pakietu na drugi jest proste i w większości przypadków wymaga niemal wyłącznie kontaktu z obsługą klienta Microsoft oraz aktualizacji umowy.
Jednak patrząc z finansowego punktu widzenia, wykorzystanie aplikacji w chmurze ma jeszcze więcej sensu.
Poszczególne aplikacje i usługi składające się na MS 365 kosztują znacznie więcej niż zebrane w jeden pakiet, a szukanie ich alternatyw w wielu przypadkach przypomina patchwork, który może okazać się kosztowny czasowo i finansowo.
Konfiguracja innych narzędzi, nawet przez klucze API, może być czasochłonna, a przez to – generować niepotrzebne koszty i tworzyć słabe punkty w strukturze IT organizacji.
Aplikacje wchodzące w skład MS 365 są proste w konfiguracji, a ich interfejs jest znacznie spójniejszy niż w przypadku innych usług, nawet mimo dodatkowych i rozbudowanych funkcji (na przykład udostępniania dokumentów czy zarządzania uprawnieniami).
Oznacza to, że konfiguracja na wielu urządzeniach jest znacznie prostsza, dzięki czemu możliwe jest znaczne usprawnienie pracy i zmniejszenie kosztów obsługi wielu funkcji czy narzędzi w firmie (na przykład poczty czy intranetu, czyli dwóch najczęściej sprawiających kłopoty rzeczy w firmach).
Dodatkowo zarządzanie bezpieczeństwem w większych organizacjach czy wreszcie spełnianie standardów ISO (ważnych dla wielu firm) sprawia, że usługi oferowane w ramach pakietu MS 365 są nie tylko oczywistym wyborem, ale też wyborem najpraktyczniejszym.
Inną sprawą jest cena (o niej więcej za chwilę) – koszt miesięcznego dostępu do subskrypcji jest dosyć niski, a w ujęciu rocznym okazuje się znacznie bardziej atrakcyjny od jednorazowej licencji na cały Microsoft Office w wersji pudełkowej (mniej więcej o połowę, przy czym wersje z licencją jednorazową nie mają wielu funkcji MS 365).
Oznacza to mniejsze, chociaż ciągłe, obciążenie finansowe, które dodatkowo może być skalowane – nowi pracownicy nie generują dodatkowego kosztu zakupu pełnej licencji wieczystej (za kilkaset złotych), ale po prostu dodaje się ich dostęp do usługi do miesięcznego rachunku.
Pozwala to na lepsze przewidywanie kosztów w przedsiębiorstwie i w praktyce lepszą amortyzację.
